Indkaldelse til Generalforsamling i Solbjærgets Ejerlaug

24. maj 2016 kl. 20.00

Afholdes i Birkerød Idrætscenter, Bistrupvej 1,  Sal1  ”Glassalen”

Dagsordnen:

1.    Valg af dirigent og referent

2.    Beretning om ejerlaugets virke i det forgangne år

    - Herunder en status på det igangværende arbejde med en lokalplan for området

3.    Godkendelse af det reviderede regnskab

4.    Fastlæggelse af kontingent

5.    Indkomne forslag

    2 forslag fra René Zeest Nygaard Solbjærget 26 – se bagsiden

6.    Valg af revisorer samt medlemmer til bestyrelsen

     a.     Valg af bestyrelse

                                Formand Sonny Bloch Jensen (på valg i år)

                                Kasserer Michael Ørnø (på valg i år)

                                Sekretær Rasmus Nielsen (ikke på valg i år)

                                Lejerbo-repræsentant Geert Amstrup (fast medlem af bestyrelse)

                                Kaj Kronskov (ikke på valg i år)

b.           Valg af suppleanter til bestyrelsen 

c.            Valg af revisorer samt revisorsuppleanter

   Helle Kronskov

   Lykke Have

7.    Eventuelt

Forslag/åben drøftelse:

Forslag 1:
”Jeg vil gerne have et punkt på dagsordenen til generalforsamlingen om indbrud på Solbjærget til drøftelse.
Jeg ser punktet som en åben drøftelse.”

Forslag 2:
”Jeg vil gerne stille forslag til generalforsamlingen om indkøb af 2 stk. Hudora Fodboldmål
- størrelse 300 cm x 160 cm x 90 cm.
Målene koster 1.039,00 kr. per stk. Målene skal stå på den store græsplæne ved søen”

Forslag / drøftelse indstillet af

René Zeest Nygaard
Solbjærget 26

Indstilling til beboere:
Ejerlaugets bogholderi
Michael Ørnø sørger i dag for ejerlaugets regnskab. Det har han gjort i en del år og ønsker nu at videregive det til en beboer der er frisk på at påtage sig opgaven.
Der er tale om en relativ beskeden opgave, der primært omhandler registreringen af vores årlige kontingentindbetaling samt registrering og udbetaling i forbindelse med de løbende omkostninger der afholdes i ejerlauget (ca 10-15 bilag).
Jeg håber at der er en der vil påtage sig opgaven, da vi i ellers ser os nødsaget til at få det gjort hos en professionel, med deraf følgende omkostninger for ejerlauget.
Jeg vil derfor opfordre de af jer, der kan håndtere et yderst enkelt bogholderi til at henvende jer til mig (se nedenfor).

Opstilling til bestyrelsen
Vi håber derudover at der er nogen der vil stille op til bestyrelsen.
En væsentlig del af bestyrelsen har nu siddet i mange år, og vi ønsker at der kommer flere nye kræfter til.
Bestyrelsens arbejde består primært i 4-5 årlige møder. Møder der foregår i en atmosfære, hvor vi på en og samme tid er produktive samtidig med at vi har en god og hyggelig aften.
Derudover har du i bestyrelsesarbejdet mulighed for at påvirke udviklingen af vores dejlige område!

Så kom ud af busken og vis din interesse.

 Jeg glæder mig til at høre fra dig, enten
på tlf 20456402,
via mail til sonnybj@c.dk, eller
direkte f.eks. i  forbindelse med generalforsamlingen.

Referat

Referat ifølge den annoncerede dagsorden for generalforsamlingen.

1.   Valg af dirigent og referent

Traditionen tro valgtes Niels Harrig til dirigent og konstaterede, at generalforsamlingen var indkaldt i overensstemmelse med foreningens vedtægter og således kunne afholdes.

Som referent valgtes Rasmus Nielsen.

2.   Beretning om ejerlaugets virke i det forgangne år (inkl. status på det igangværende arbejde med en lokalplan for området)

Formanden gennemgik beretningen for det forgangne år:

-      Aktiviteterne i bestyrelsen har igen i år primært drejet sig om udarbejdelse af en lokalplan i samarbejde med kommunen (se nedenfor).

-      Naturkræfterne har i årets løb givet anledning til en del væltede træer og store nedfaldne grene, som har krævet hjælp udefra. Udgiften hertil har således været større end normalt.

-      Der har været konstateret en del skæve fliser, som kommunen har rettet op. Hvis man bliver opmærksom på skæve fliser bør man kontakte ejerlaugets bestyrelse, som herefter vil tage kontakt til kommunen.

-      Generelt tilsigtes det at ordne hække, græs og sne på fællesarealerne efter behov med lønnet arbejdskraft.

-      Festudvalget har med succes afholdt de faste arrangementer omkring Skt. Hans og fastelavn. Festudvalget vedligeholder desuden foreningens facebookgruppe, hvor man bl.a. kan få besked om diverse aktiviteter.

-      Skt. Hans afholdes i år torsdag d. 23. juni fra kl. 20:00. Der henstilles til, at der udelukkende bæres tørt og ubehandlet træ til bålet, og at dette ikke sker tidligere end d. 10. juni.

-      En stor tak til alle som yder en stor frivillig indsats for ejerlauget.

Med hensyn til arbejdet med lokalplanen er status følgende:

-      Der har været begrænset fremdrift i arbejdet, men dialogen med kommunen er god og konstruktiv.

-      Generelt har bestyrelsen arbejdet på at få mindre restriktive regler for tilbygninger, specielt mod haven og dermed primært lægge vægt på at bevare det oprindelige hus og udtrykket mod vejen.

-      Desuden har bestyrelsen foreslået at oprette et erfaringskatalog med eksempler på projekter og materialevalg.

-      I tilknytning til bemærkningerne på sidste generalforsamling har bestyrelsen overfor kommunen bl.a. fremført følgende som kommunen har været lydhør overfor:

o   Det er for restriktivt at ”vinduesrammer skal være i træ udvendigt”, det bør være indtrykket, som er det vigtige.

o   Vedr. at tilbygninger kræves i gule mursten og røde tegl, bør der, f.eks. til en udestue, kunne benyttes andre materialer.

Kommentarer:

-      Lokalplansforslaget virker kompliceret i forhold til at formålet blot er, at bevare helhedsindtrykket.

-      Bestyrelsen høres kun i sager, hvor der søges om byggetilladelse. Mange tiltag kræver ikke dette. Arbejdet med lokalplanen skal derfor også ses som en måde at sikre en bevaring af helhedsindtrykket ved tiltag, som ikke kræver byggetilladelse.

Beretningen blev herefter enstemmigt godkendt.

3.   Godkendelse af det reviderede regnskab

Efter at foreningen har tilbagebetalt gælden efter søprojektet er der nu som planlagt opbygget en pæn opsparing.

Den største udgift er vedligehold af de fælles arealer, idet dette primært foregår ved betalt arbejdskraft.

Regnskabet er påtegnet af foreningens revisorer uden anmærkninger og godkendtes enstemmigt med applaus af generalforsamlingen.

4.   Fastlæggelse af kontingent

Bestyrelsen foreslår uændret kontingent på 500 kr per år per husstand. Dette vil gøre foreningen i stand til at opretholde det nuværende aktivitetsniveau samt i rimelig grad at afholde eventuelle uforudsete udgifter.

Dette godkendtes af generalforsamlingen.

5.   Indkomne forslag

Der var indsendt to forslag før generalforsamlingen, som begge fremgår af indkaldelsen.

Vedr. forslag 1 (drøftelse omkring indbrud):

-      Baggrunden er at der har været mindst to indbrud (via stige til 1. sal). Spørgsmålet er derfor om vi sammen kan gøre noget for at forhindre sådanne kedelige hændelser.

-      Tidligere har en politimand holdt et foredrag ved foreningens generalforsamling. Det var desværre ikke muligt at gentage i år, men vil blive forsøgt til næste generalforsamling.

-      Et råd var at sørge for at døre kan aflåses, så de ikke kan åbnes indefra.

-      Der har været flere indbrud ved underboring af terrassedør, hvilket også kan afhjælpes ved ovenstående.

-      Vi kan hver især sørge for at stiger og værktøj, som kan benyttes til indbrud, ikke er umiddelbart tilgængeligt i haverne.

-      En mulighed kan være at benytte en ”nabohjælp”-app.

-      Det lader til at flere indbrud ofte sker tæt på hinanden. Det er derfor en god ide at fortælle om indbrud så andre kan være ekstra påpasselige.

Vedr. forslag 2 (indkøb af fodboldmål til opsættelse ved søen):

-      Baggrunden er at mange har børn som er glade for at spille fodbold og vil have glæde af at have faciliteter til dette tæt på.

-      Der er bekymring omkring støj til gene for de omkringliggende boliger.

-      Der er en god fodboldbane tæt på, ved den tidligere Kajerød Skole.

-      Et godt forslag. Idet der er gjort meget for at gøre området omkring søen attraktivt virker det oplagt også at gøre området mere anvendeligt.

-      Da udgiften er begrænset kan vi evt. fjerne målene igen, hvis der bliver problemer med støj. F.eks. kan der evalueres ved næste generalforsamling.

-      De foreslåede mål er store, hvilket bl.a. vil betyde at området udelukkende fremstår som en fodboldbane. Evt. kunne målene være mindre, så de kan flyttes ind til siden, når de ikke anvendes.

-      Det kunne være en mulighed at forsyne målene med en lås så adgangen til dem kan kontrolleres.

-      Evt. kan bestyrelsen formulere nogle regler for anvendelse af søområdet generelt samt løbende følge om der opstår problemer.

-      Det er en god intention at vores børn har et sted at være sammen.

-      Med de store mål kan der være regler for sikkerhed, som vil være besværlige at overholde.

-      I gamle dage kunne der ved flittig anvendelse af plæneklipper etableres en fodboldbane på området for enden af vejen.

Det blev herefter besluttet at stemme om forslaget i en form, hvor det er op til bestyrelsen at finde en konkret løsning i lyset af de fremsatte kommentarer.

Dette forslag blev vedtaget idet der dog var 2 stemmer imod og 1 blank stemme.

6.   Valg af revisorer samt medlemmer til bestyrelsen

a.   Valg af bestyrelse

                               i.    Formand Sonny Bloch Jensen (på valg i år)

                             ii.    Kasserer Michael Ørnø (på valg i år)

                            iii.    Sekretær Rasmus Nielsen (ikke på valg i år)

                           iv.    Lejerborepræsentant Geert Amstrup (fast medlem af bestyrelsen)

                             v.    Kai Kronskov (ikke på valg i år)

Det bemærkes, at bestyrelsen vælges som bestyrelsesmedlemmer uden specifikke roller og herefter konstituerer sig.

Michael Ørnø ønskede ikke genvalg og udtræder dermed af bestyrelsen efter 16 års flittig indsats bl.a. som formand og kasserer. En stor tak til Michael for denne indsats.

Sonny Bloch Jensen genopstillede og Peter Mølgaard opstillede til bestyrelsen. Begge kandidater valgtes enstemmigt til bestyrelsen med applaus.

b.   Valg af suppleanter til bestyrelsen:

                               i.    Katrine Klyver Tikkanen

                             ii.    Mikkel Olesen

Begge fremmødte kandidater blev valgt som suppleanter til bestyrelsen med applaus.

c.   Valg af revisorer samt revisorsuppleanter

                               i.    Helle Kronskov

                             ii.    Lykke Have

                            iii.    Jesper Kjærsgaard, suppleant.

Revisorer og suppleant blev alle valgt med applaus.

7.   Eventuelt

Spørgsmålet om trafiksikring blev rejst, idet der desværre ofte er konstateret farlig kørsel i området.

Tiltag til trafiksikring har været tidligere været undersøgt. Eventuelle faste installationer vil forhindre bl.a. indsamling af skrald. Et forsøg med opstilling af kegler var desværre ikke en succes.

Der er en udbredt praksis med at parkere biler, så de udgør en chikane. Dette kan sænke hastigheden, men samtidig mindske udsynet.

Jesper Kjærsgaard vil undersøge hvilke muligheder, der foreligger for at øge trafiksikkerheden, hvorefter bestyrelsen vil tage stilling til eventuelle tiltag.

Jørgen Jørgensen (SB27) gjorde opmærksom på, at han er i besiddelse af de oprindelige servitutter for området og eventuelle interesserede er velkomne til at kontakte ham.

Regnskab

Bilag - Formandens beretning

Formandsberetning

Generalforsamlingen Solbjærgets ejerlaug d. 24. maj 2016.

Som ved de seneste år har dette år været kendetegnet ved enkelte større områder med aktivitet for bestyrelsen. Derudover har året været kendetegnet ved god ”ro og orden”.

Bestyrelsens aktiviteter:

Som tidligere har vi i bestyrelsen haft lidt mere end 1 møde pr kvartal. Det væsentligste arbejdsområde har været arbejdet med lokalplansforslaget for vores område.

Denne periode har imidlertid været kendetegnet ved en del aflysninger og generelt oplever vi en noget passiv kommune. Vi har gentagne gange måttet rykke for at der i det hele taget skete noget. Det har kun været muligt at få gennemført 2 møder, hvoraf vi lige har haft det seneste møde i sidste uge. Vi oplever stadig at vi har en god konstruktiv dialog med kommunen. I den forbindelse har det været et stort aktiv for os at have Mikkel med på møderne (Mikkel Olesen, Solbjærget 5). Mikkel er arkitekt, og hans deltagelse i møderne, har givet os lidt mere ”ro på” da det har ryddet meget usikkerhed af vejen, idet Mikkels kendskab til området giver os en væsentlig bedre kommunikation med kommunen.

Med den fremdrift der er i projektet er det svært at fastlægge en dato for færdiggørelse, men vi vil gøre hvad der står i vores magt at få det på plads så der kan stemmes om den ændrede lokalplan ved generalforsamlingen om et år.

Øvrige aktiviteter:

Træfældning:

På samme måde som sidste år, har vi haft en del aktiviteter med træer der væltede, eller i forbindelse med et tungt snedække mistede mange og store grene. Vi har både haft flere træer der skulle fældes eller tilskæres, herunder flere træer ved vores lille sø. Da dette har haft et væsentligt omfang kan det også ses i vores omkostninger til vedligeholdelse af fællesarealer, idet denne post er steget en del i år.

I det forløbne år har vi også haft en del skæve fliser. Hvis man som beboer opdager skæve fliser, der er til fare for de gående, skal man blot kontakte mig, hvorefter jeg kontakter kommunen. Det var hvad der skete i år, og kommunen tog sig efterfølgende af opgaven med at rette fliserne op.

Som informeret til alle beboere i forbindelse med generalforsamlingsindkaldelsen, stopper vores nuværende bogholder/regnskabschef Michael Ørnø. For at vi kan holde vores omkostninger nede, håber jeg virkeligt at der er nogen der vil påtage sig dette arbejde.

Arbejdsområder af tilbagevendende karakter:

Udover ovenstående har der ikke været større arbejde på fællesarealerne – vores hække ordnes når der er behov. Det samme gælder for græsset om sommeren og sneen om vinteren (på fortovet ved sø arealet). Områderne ordnes som udgangspunkt af lønnet arbejdskraft. Denne arbejdskraft kan imidlertid også svigte, hvilket betyder at vi selv har måttet skrabe sne i år. Vi forventer at vi får en mere holdbar løsning på dette inden sneen falder igen.

Vores festudvalg har også i år stået for afholdelsen af en veludført fastelavn – en tilbagevendende festligholdelse der er til stor glæde specielt for alle vejens børnefamilier. Netop denne begivenhed er der lagt en del billeder op af på ejerlaugets facebook side. Festudvalget skal derudover have tak for at have sørget for et skilt ved bålpladsen med besked til alle i området om at vente med at lægge brænde på til d. 10. juni.

Derudover tager festudvalget sig af følgende aktiviteter:

· At vedligeholde vores eget "intranet" i form af en Facebook gruppe på internettet. Hvis man er Facebookbruger og man ikke allerede er medlem, kan man tilmelde sig gruppen, hvorefter man automatisk får besked om de aktivteter der vil være i ejerforeningen - som f.eks. Fastelavn, sankt hansbål, sommerfest m.m. ligesom man kan se billeder og læse om disse aktiviteter.

· At arrangere Sankt hans bål med sang, der i år er på en torsdag (d. 23. juni).

o Hertil skal bemærkes at:

· start tidspunkt er kl. 2000

· På grund af faren for rotter og af hensyn til dyre- og fuglelivet skal man vente så længe som muligt med at samle ind til bålet - tidligst 10 dage før Sankt Hans.
- Følgende kan samles til bålet:
tørt og ubehandlet træ.
- Man skal undgå at lægge følgende til bålet:
Trærødder, blade, græs, plast, gummi, spånplader, malet og imprægneret træ, husholdningsaffald eller andre former for affald.

· At arrangere sommerfest – med tilhørende aktiviteter. I den forbindelse var det yderst ærgerligt vejret viste sig fra den dårligste side på dagen for den planlagte sommerfest. Det medførte som bekendt at årets sommerfest blev aflyst. Vi må håbe at vi får bedre vejr i år, så vi kan få mulighed for at afholde årets sommerfest.

Både i festudvalget såvel som i bestyrelsen er der generelt et stort arbejde at udføre. Et arbejde som man ikke må glemme, udføres af frivillig ulønnet arbejdskraft.

Det er dejligt at der er nogen der har overskud til at gøre dette arbejde, ved siden af en ofte travl hverdag.  Der skal derfor lyde en stor tak for det arbejde der er udført.

- Det drejer sig om alle lige fra vores revisorer, kasserer, festudvalg samt bestyrelse. Tak for indsatsen og for endnu et veloverstået år.