Indkaldelse til Generalforsamling i Solbjærgets Ejerlaug

24. maj 2011 kl. 20.00

Afholdes i Jægerhytten

Dagsordnen:

1.   Valg af dirigent og referent

2.   Beretning om ejerlaugets virke i det forgangne år

3.   Godkendelse af det reviderede regnskab

4.   Fastlæggelse af kontingent (uændret 500 kr./år)

5.   Indkomne forslag

1. Festudvalgets forslag til yderligere forbedring af fællesarealet

6.   Valg af medlemmer til bestyrelsen

a.   Formand Sonny Bloch Jensen (ikke på valg i år)

b.   Næstformand Kai Kronskov (På valg i år – modtager genvalg)

c.   Kasserer Michael Ørnø (ikke på valg i år)

d.   Sekretær Rasmus Nielsen (På valg i år – modtager genvalg)

e.   Lejerborepræsentant Jørn Larsen (fast medlem af bestyrelse)

7.   Valg af suppleanter til bestyrelsen

a.   Erik Valentin (ikke på valg i år)

b.   Søren Dybdal (ikke på valg i år)

8.   Valg af revisorer samt revisorsuppleanter

a.   Tina Mostrup (ikke på valg i år)

b.   Helle Kronskov (ikke På val i år)

c.   Lykke Have, suppleant (På valg i år)

9.      Valg af medlemmer til festudvalg

a.   Helene Lando (Forkvinde)

b.   Kristine Karpf

c.   Cathrine Nissen

d.   Kristine Kløve Lønberg

e.   Jan Lidmann-Nielsen

10.   Eventuelt

Bemærk

I forbindelse med generalforsamlingen vil vores lokale politiassistent Christian Have fortælle om ”TRYK POLITI - et sms-samarbejde mellem dig og politiet” samt om anden forebyggende tyverisikring.

Indlægget vil indeholde information om hvordan vi via SMS samarbejde med politiet, og via andre sikringstiltag i boligen optimerer forebyggelsen mod tyveri.

Referat

Referat ifølge den annoncerede dagsorden for generalforsamlingen.

1.   Valg af dirigent og referent

Niels Harrig valgtes traditionen tro som dirigent med applaus og Rasmus Nielsen valgtes som referent. Niels Harrig gennemgik vedtægternes krav til lovlig indkaldelse af generalforsamlingen og kunne konstatere at disse var overholdt.

2.   Beretning om ejerlaugets virke i det forgangne år

Formanden gennemgik den udsendte beretning for det forgangne år.

I forbindelse med afholdelse af Skt. Hans (d. 23. juni, kl. 21:00) understreges det at brænde til bålet tidligst må lægges på 10 dage i forvejen og skal bestå udelukkende af tørt og ubehandlet træ.

Kommentarer:

-      Søprojektet er det største projekt, som foreningen har gennemført i meget lang tid. Der var enighed om at rette en stor tak til den nu afgåede formand, Søren Dybdal, for en ekstraordinær indsats.

-      En anden gang vil det være en god ide at inkludere adressen på foreningens hjemmeside og bestyrelsens mail i beretningen.

Beretningen blev herefter enstemmigt godkendt.

3.   Godkendelse af det reviderede regnskab

Kasseren gennemgik regnskabet. Blandt andet konstateredes det at alle har betalt kontingent. Den største udgift på regnskabet er på cirka 29.000 kr, som er gået til den resterende del af søprojektet, herunder udgifter til gartner i forbindelse med (gen)etablering af plænen.

Fraregnet sådanne ekstraordinære udgifter har foreningen en sund balance mellem indtægter og udgifter og vil kunne tilbagebetale gælden fra søprojektet i løbet af 2-3 år. Selvfølgelig afhængigt af hvilke udgifter, der vedtages i bestyrelsen og på generalforsamlingen.

Regnskabet blev enstemmigt vedtaget.

4.   Fastlæggelse af kontingent (uændret 500 kr./år)

Som nævnt er der i øjeblikket en sund balance mellem indtægter og udgifter og tilbagebetalingen af gælden fra søprojektet går som planlagt. Bestyrelsen foreslår derfor at fastholde kontingentet på det nuværende niveau, dvs. 500 kr årligt.

Dette blev godkendt af generalforsamlingen.

5.   Indkomne forslag

a.   Festudvalgets forslag til yderligere forbedring af fællesarealet.

Der er stillet to forslag, som er beskrevet i det materiale, som er udsendt sammen med indkaldelsen til generalforsamligen.

Forslag 1: med girafgynge til godt 36.000 kr. Dette indebærer at der pr. lovkrav skal etableres et faldunderlag, hvilket bidrager til prisen, men vil i givet fald ikke være synligt.

Forslag 2: med klatrestamme til 18.000 kr.

Kommentarer:

-      Det vil umiddelbart være svært at holde navnlig det dyre projekt indenfor foreningens nuværende økonomi. Dette kan evt. afhjælpes ved at udskyde projektet.

-      Det virker ikke fornuftigt at bruge mange penge på institutionsagtige legeredskaber når vi selv kan etablere f.eks. en klatrestamme med træ fra Østskoven.

-      Det er vigtigt at bibeholde det naturlige look i området.

-      Der blev spurgt til hvilke alternative projekter, der evt. vil kunne gennemføres. – Generelt kan enhver nårsomhelst stille forslag til bestyrelsen, som kan afholde ”mindre udgifter” uden godkendelse af en generalforsamling

-      Vi har ikke i øjeblikket råderum til større udgifter i år. Foreningen har tradition for at være gældsfri og vi bør derfor hurtigst muligt komme af med gælden fra søprojektet. Hertil bemærkedes, at der i de foregående år stort set ingen udgifter har været til festudvalgets aktiviteter, hvilket der ellers normalt budgeteres med.

De fremsatte forslag blev herefter frafaldet, men der var enighed om, at det er en god ide at udvikle arealet omkring søen. Der nedsættes derfor en arbejdsgruppe som kan arbejde videre med et projektforslag under hensyntagen til diskussionen på generalforsamlingen. I arbejdsgruppens kompetanceområde indgår en genovervejelse af beslutningen om anskaffelse af nye bænke til området. Formålet er bredt at imødekomme de ønsker foreningens medlemmer tænkes at have til brug af området.

Arbejdsgruppen består som udgangspunkt af Festudvalget samt Søren Dybdal, Michael Ørnø og Sonny B. Jensen.

b.   Forslag til nedbringning af hastigheden ved kørsel på vejene, navnlig Solbjærget.

Begrundelse: der køres alt for stærkt på vejene og det er ikke tilstrækkeligt at henstille i referater og beretning.

Kommentarer:

-      Dette har været behandlet i bestyrelsen og formelle foranstaltninger skal foretages af kommunen. Dette gælder også ikke-faste installationer, såsom plastbump.

-      Der vurderes ikke at være store muligheder for at få kommunen til at godkende dette og finansieringen vil i givet fald påhvile foreningen.

-      En mulighed vil være at husstandsomdele en skrivelse.

Bestyrelsen forfatter en skrivelse til hustandsomdeling. Bestyrelsen vil endvidere tage kontakt til de gældende vejmyndigheder og undersøge hvilke muligheder, der vil kunne realiseres.

6.   Valg af medlemmer til bestyrelsen

a.   Formand Sonny Bloch Jensen (ikke på valg i år)

b.   Næstformand Kai Kronskov (På valg i år – modtager genvalg)

c.   Kasserer Michael Ørnø (ikke på valg i år)

d.   Sekretær Rasmus Nielsen (På valg i år – modtager genvalg)

e.   Lejerborepræsentant Jørn Larsen (fast medlem af bestyrelse)

De medlemmer, som var på valg blev genvalgt og fortsætter i bestyrelsen.

7.   Valg af suppleanter til bestyrelsen

a.   Erik Valentin (ikke på valg i år)

b.   Søren Dybdal (ikke på valg i år)

Dirigenten bemærkede at suppleanter formelt set er på valg hvert år. Begge suppleanter modtager genvalg og blev valgt.

8.   Valg af revisorer samt revisorsuppleanter

a.   Tina Mostrup (ikke på valg i år)

b.   Helle Kronskov (ikke På valg i år)

c.   Lykke Have, suppleant (På valg i år)

Her er der ligeledes formelt set valg hvert år. Alle revisorer genvalgtes med applaus.

9.   Valg af medlemmer til festudvalg

a.   Helene Lando (Forkvinde)

b.   Kristine Karpf

c.   Cathrine Nissen

d.   Kristine Kløve Lønberg

e.   Jan Lidmann-Nielsen

Festudvalget genvalgtes med stor applaus.

10.             Eventuelt

Der er udlagt fjernvarme i foreningens umiddelbare nærhed. Hvis der er tilstrækkelig tilslutning, vil en gruppe husstande kunne blive koblet på nettet.

Christian Have fra politiet, og også medlem af foreningen, gennemgik politiets pilotprojekt ”Stop indbrud – Tryk politi” om SMS-samarbejde mellem politiet og borgerne. Tilmelding og yderligere oplysninger fås på www.politi.dk/sms

Regnskab

Bilag - Formandens beretning

Indledningsvist skal jeg rette en stor tak til Søren der stoppede som formand for et år siden.

Da søarbejdet i stort omfang er færdiggjort fandt Søren det naturligt at videregive formandsjobbet.

Søren har fungeret som en yderst aktiv og vedholdende formand. Det er i perioden med Søren som formand, at det langt om længe lykkedes at få styr på vores sø.

Hvis man sætter det lidt i perspektiv skal det nævnes at ønsket om - og tilløbet til - en sørenovering, uden held har været undervejs adskillige gange i flere årtier - hvilket også viser at det er et stort og flot stykke arbejde der er gjort.

Det afsluttende arbejde i forbindelse med selve sø-renoveringen -

Der er blevet lavet et stort og flot stykke arbejde med fodhegnet omkring søen, som Niels og Henning har stået for.

Derudover har samme (Niels og Henning) ligeledes stået for at sætte vores skur op på fællesarealet.

Det er et stort og flot stykke arbejde, og der skal lyde et stort tak herfra.

I sensommeren 2010 havde vi en arbejdsdag ved søen. Arbejdet  handlede i stort omfang om at få de små øer der svømmede rundt på søen, ind til kanten, hvorefter vi kunne hakke dem i småstykke og sprede dem ved vandkanten omkring søen. Det er i stort omfang lykkedes at få et flot vandspejl over hele søen, som alene er brudt af de planter der vokser i søens vandkant.

Vi har dermed færdiggjort en stor del af arbejdet, ved søen. Men som det store dejlige fællesområde det er, vil det være et område der løbende vil kræve vedligeholdelse, ligesom der også vil ske yderligere tiltag til forskønnelse og forbedring af området.

Vinteren gav en del strabadser for vores veje og fortove. Det blev i den forbindelse besluttet at vi investerede i en sneslynge. Udfordringen var imidlertid at der var mange andre der havde fået samme idé, så det var ikke muligt at anskaffe en sneslynge. Kaj Kronskov der er vores ansvarlige indenfor maskinområdet, fandt et godt tilbud, som kunne leveres i februar. Da den endelig blev leveret valgte sneen at ignorere os - så den har endnu ikke været i aktion. Omkostning for denne maskine vil være medtaget i det regnskab der præsenteres ved næstkommende generalforsamling i 2011 regnskabet.

Kørsel på Solbjærget - vi har haft bemærkninger til at der er enkelte beboere der kører for stærkt - Alle skal køre i en fart der er med respekt for beboerne - inkl. Deres børn - vi skal selv huske at køre forsigtigt, ligesom vi skal huske at gøre vores hjemmeboende store børn som også har kørekort opmærksom på hvor vigtigt det er at holde farten nede.

Det andet af vores store fællesområder er østskoven, som der også er knyttet en del aktiviteter til:

Naturen spillede os et puds i forbindelse med de forholdsvis voldsomme storme som vi havde først i 2011. et af resultaterne var et væltet træ i østskoven. Træet var væltet op af en af de øvrige træer på en af de tilstødende grund med adresse på Bakkevej. Da vi vurderede at det ikke var risikofyldt at fjerne træet, fik vi en professionel til at save træet op og fjerne det.

Der har derudover været sager hvor enkelte har opbygget kompostbunker i Østskoven. Man kan have den holdning at det er ikke så slemt, og vi kan alligevel dårligt nok se det.

Det har været nødvendigt - og er nødvendigt - at indskærpe, at det ikke er acceptabelt. Vi bliver desværre nød til at reagere i de situationer hvor det opstår- alternativet er at vi alle benytter fællesarealet til vores haveaffald, og det er åbenbart for alle at det ikke er hensigtsmæssigt.

Vi har derudover været ude for sager med spørgsmål om skel - forhold hvor 2  beboere med adresse på Hyldeskovvej og baghave mod Østskoven, har ladet diverse bunker ligge i forlængelse af deres have, så overgangen mellem haven og Østskoven er blevet skubbet længere og længere ud.

Denne sag har været taget skridt for skridt. Det har været vigtigt at vi reagerer overfor beboeren så vi ikke kommer ind i spørgsmål om hvorvidt vi risikerer at ejeren vinder hævd over arealet.

Der er indledt dialog med begge ejere. En dialog som på nuværende tidspunkt ikke er fuldt afklaret.

Vi overvejer hvad der skal være næste skridt. Skal der en landmåler til koster det i størrelsesordenen 10 til 15 tusinde kroner. I yderste konsekvens vil dette være det rigtige at gøre, idet det er vigtigt at statuere at det ikke er en mulighed ikke at acceptere de grænser der er imod ejerforeningens fællesareal. Men inden vi når der til, skal vi gøre alt hvad vi kan for i første omgang at komme i dialog med ejeren, og derigennem få løst det på ordentlig vis.

I april måned havde vi bestyrelsesmøde med deltagelse fra festudvalget. Formålet var at koordinere aktiviteterne i bestyrelsen og festudvalget, og få et input til det arbejde som festudvalget udfører, samt planlægger at udføre for den kommende periode. Det var et yderst positivt møde vi havde, med et kreativt og konstruktivt festudvalg.

I den forbindelse vil jeg give en stor tak til festudvalget for det store arbejde de har udført - og planlægger at udføre.

Festudvalget står for følgende aktiviteter:

·         Vores tilbagevendende fastelavn, med kager, cacao udnævnelse af kattedroning og kattekonge.

·         At vi har fået vores eget "intranet" i form af en Facebook gruppe på internettet. Hvis man ikke er facebookbruger, kan man se siden, og holde sig informeret. Hvis man er Facebookbruger, kan man tilmelde sig gruppen, hvorefter man automatisk får besked om de aktivteter der vil være i ejerforeningen - som f.eks. Fastelavn, sankt hansbål, sommerfest m.m.
Der skulle på nuværende tidspunkt være indarbejdet et link til denne side via vores internetside for solbjærget.

·         At arrangere Sankt hans bål med sang, der i år er d. 23.

o    Hertil skal bemærkes at:

·         start tidspunkt i år er kl. 2100

·         På grund af faren for rotter og af hensyn til dyre- og fuglelivet skal man vente så længe som muligt med at samle ind til bålet - tidligst 10 dage før Sankt Hans.
- Følgende kan samles til bålet:
tørt og ubehandlet træ.
- Dermed må følgende ikke samles til bålet:
Trærødder, blade, græs, plast, gummi, affaldstræ (spånplader, plastlaminatplader, malet og imprægneret træ), husholdningsaffald eller andre former for affald.

·         At arrangere sommerfest i år d. 20. august - hvor der i løbet af dagen vil blive afholdt loppemarked.

·         Endelig er festudvalget også kommet med forslag til hvordan vi forbedrer vores fællesarealer omkring søen. Dette vil blive behandlet under punktet ”indkomne forslag” på dagens generalforsamling.

Ovenstående viser at der vedblivende er et stort arbejde at udføre. Et arbejde som udføres af dygtigt ulønnet arbejdskraft

- det drejer sig om alle lige fra vores revisorer, kasserer, festudvalg samt bestyrelse. Tak for indsatsen og for endnu et veloverstået år.

Bilag - Indkomne forslag