Indkaldelse til Generalforsamling i Solbjærgets Ejerlaug

23. maj 2012 kl. 20.00

Afholdes i Jægerhytten

Dagsordnen:

1.   Valg af dirigent og referent

2.   Beretning om ejerlaugets virke i det forgangne år

3.   Godkendelse af det reviderede regnskab

4.   Fastlæggelse af kontingent (uændret 500 kr./år)

5.   Indkomne forslag

6.   Valg af revisorer samt medlemmer til bestyrelsen

a.   Valg af bestyrelse

                                         i.    Formand Sonny Bloch Jensen (på valg i år)

                                        ii.    Næstformand Kai Kronskov (ikke på valg i år)

                                      iii.    Kasserer Michael Ørnø (på valg i år)

                                      iv.    Sekretær Rasmus Nielsen (ikke på valg i år)

                                       v.    Lejerborepræsentant Jørn Larsen (fast medlem af bestyrelse)

b.   Valg af suppleanter til bestyrelsen

                                         i.    Erik Valentin (på valg i år)

                                        ii.    Søren Dybdal (på valg i år)

c.   Valg af revisorer samt revisorsuppleanter

                                         i.    Tina Mostrup (på valg i år)

                                        ii.    Helle Kronskov (på valg i år)

                                      iii.    Lykke Have, suppleant (ikke på valg i år)

7.   Eventuelt

Referat

Referat ifølge den annoncerede dagsorden for generalforsamlingen.

1.   Valg af dirigent og referent

Traditionen tro valgtes Niels Harrig til dirigent og konstaterede at generalforsamlingen var indkaldt i overensstemmelse med foreningens vedtægter og således kunne afholdes.

Som referent valgtes Rasmus Nielsen.

2.   Beretning om ejerlaugets virke i det forgangne år

Formanden gennemgik den udsendte beretning for det forgangne år.

-      Der er ydet en stor indsats for at bevare og udvikle fællesområdet omkring søen. Med kreativitet og knofedt får foreningen fornyet gynge og bænke med yderst begrænset belastning af økonomien.

-      Forsøget med at opsætte chikaner til hastighedsdæmpning var ikke en succes, og der henstilles i stedet til områdets beboere om af egen drift at holde hastigheden nede; ikke mindst af hensyn til områdets børn.

-      Foreningen har haft to sager omkring skel i Østskoven, som begge er løst ved mindelig dialog. Der henstilles dog fortsat til foreningens beboere om ikke at anvende området til haveaffald.

-      Festudvalget har været særdeles aktivt og afholdt de tilbagevendende arrangementer med stor succes.

Årets Sankt Hans fest afholdes lørdag d. 23. juni kl. 21:00. Brænde til bålet er velkomment, men skal udelukkende bestå af tørt og ubehandlet træ og lægges på bålet tidligst 10 dage før Sankt Hans.

Bemærkninger til beretningen:

-      Det var positivt med loppemarked i forbindelse med sommerfesten. Festudvalget planlægger at gentage successen og vil forsøge at annoncere bredere.

-      Der blev efterlyst retningslinjer for beskæring i Østskoven. Hertil bemærkedes at grene kan skæres ved skel, men beskæring herudover skal altid aftales med bestyrelsen.

-      I vinters blev søen flittigt brugt til skøjteløb, hvilket gav liv og hygge i vintertiden.

-      Omkring hastighedsdæmpende foranstaltninger er der desværre ikke hjælp at hente fra kommunen, ligesom det ikke er muligt for os selv at opsætte permanente installationer (f.eks. blomsterkummer). Der henstilles derfor endnu engang til at køre med hensyn, omtanke og dæmpet hastighed.

Beretningen godkendtes herefter med applaus.

3.   Godkendelse af det reviderede regnskab

Regnskabet er påtegnet af foreningens revisorer uden anmærkninger.

Foreningens indtægter består udelukkende af medlemmernes kontingentbetalinger. Ved årsskiftet var der enkelte restancer, som alle er inddrevet efterfølgende.

Den største udgift er til vedligeholdelse, primært græsslåning og snerydning.

Herudover har der været udgifter til materiel (bl.a. snerydder) samt renter på foreningens gæld (gælden udgjorde godt 22.000 kr ved årsskiftet).

I 2011 var der et plus i økonomien på godt 6.000 kr med samme udsigt for 2012. Hvis dette niveau fastholdes vil foreningen være gældfri om ca. 3 år.

Regnskabet godkendtes med applaus.

4.   Fastlæggelse af kontingent (uændret 500 kr./år)

Bestyrelsen finder at det nuværende aktivitetsniveau og tilbagebetalingshastighed for gælden er passende og foreslår derfor uændret kontingent på 500 kr per år per husstand.

Dette godkendtes af generalforsamligen.

5.   Indkomne forslag

a.   Retningslinjer for opsætning af solfangere

Overordnet tilsiger de servitutter, som dækker foreningens bygninger, at områdets bebyggelser fremstår som en sammenhængende helhed. De vigtigste elementer heri er gule tegl til mure og røde tegl på taget. Foreningens bestyrelse har en rådgivende rolle i fortolkningen af de æstetiske retningslinjer, mens kommunen tager endelig beslutning om godkendelse af byggesager.

Fra kommunens side vil man angiveligt være åben overfor en regel, som tillader en begrænset belægningsprocent for solfangere, men det er op til foreningens bestyrelse at formulere et forslag.

En foreløbig dialog i bestyrelsen har vist at denne er delt i spørgsmålet. På den ene side er der bred forståelse for ønsket om solfangere og dertil hørende miljømæssige og økonomiske fordele. På den anden side er der hensynet til æstetikken i kvarteret samt mulige gener fra refleksion.

En hurtig diskussion afslørede at de to-delte holdninger i bestyrelsen lader til at afspejle det generelle billede.

Det besluttedes herefter, at bestyrelsen udarbejder et eller flere forslag, som sættes til afstemning på en ekstraordinær generalforsamling. Bestyrelsen indhenter eksternt input, bl.a. fra kommunen, i det omfang det skønnes nødvendigt.

6.   Valg af revisorer samt medlemmer til bestyrelsen

a.   Valg af bestyrelse

                                         i.    Formand Sonny Bloch Jensen (på valg i år – modtager genvalg)

                                        ii.    Næstformand Kai Kronskov (ikke på valg i år)

                                      iii.    Kasserer Michael Ørnø (på valg i år – modtager genvalg)

                                      iv.    Sekretær Rasmus Nielsen (ikke på valg i år)

                                       v.    Lejerborepræsentant Jørn Larsen (fast medlem af bestyrelse)

Det bemærkes at bestyrelsen vælges som bestyrelsesmedlemmer uden specifikke roller og herefter konstituerer sig.

Desuden bemærkes at Kai Kronskov har fungeret som suppleant og Erik Valentin som næstformand.

Idet der ikke opstillede yderligere kandidater, blev de bestyrelsesmedlemmer, der var på valg genvalgt med applaus.

b.   Valg af suppleanter til bestyrelsen

                                         i.    Erik Valentin (på valg i år – modtager genvalg)

                                        ii.    Søren Dybdal (på valg i år – modtager genvalg)

Bestyrelsessuppleanterne genvalgtes ligeledes med applaus.

c.   Valg af revisorer samt revisorsuppleanter

                                         i.    Tina Mostrup (på valg i år)

                                        ii.    Helle Kronskov (på valg i år)

                                      iii.    Lykke Have, suppleant (ikke på valg i år)

Foreningens revisorer genopstillede begge og blev valgt med applaus.

7.   Eventuelt

-      Der var undren over at det buskads, som tidligere fandtes for enden af Solbjærget, er fjernet. Hertil bemærkes, at området tilhører kommunen som tager beslutning om indretningen.

-      Der har for helt nylig været observeret en mistænkelig person i flere haver. Henvendelser til politiet er heldigvis blevet fulgt effektivt op og politiet mener at der er tale om en ”kending”. Der mindes om, at den bedste forebyggelse af indbrud er god nabodialog og vågne øjne i området.

-      Festudvalget er meget velfungerende og til stor glæde for hele området. Forkvinde Helene Lando har meddelt, at hun gerne fortsætter i rollen, hvilket modtoges med tak af generalforsamlingen.

Regnskab

Bilag - Formandens beretning

Det forløbne år har været et godt år, hvor udfordringerne har haft et overskueligt omfang.

Det er derfor de tilbagevendende aktiviteter der fylder mest i årets beretning.

Arbejde i forbindelse med selve sø-renoveringen -

I oktober 2011 havde vi en arbejdsdag ved søen. Det arbejde der nu pågår, handler primært om at bevare søen i en pæn stand. Det betyder at de små øer der svømmede rundt på søen er blevet fjernet ligesom der gøres en indsats for at sørge for at sivene ikke breder sig for meget og derudover at holde søområdet som helhed pænt.

Fællesområdet omkring søen:

I forbindelse med den arbejdsgruppe der blev nedsat ved den sidste generalforsamling med henblik på at få en løsning for fællesområdet ved søen, er vi på nuværende tidspunkt kommet frem til en løsning hvor vi med relativt få midler, får 2 bænke og en gynge.

Derudover undersøges det, om vi kan skaffe en træstamme der kan benyttes af børnene til at lege og klatre på. 

Det er vigtigt at vi får et godt og hyggeligt miljø omkring søen, der indbyder til at vi får brugt området, samtidig med at vi bevarer områdets præg af grønt naturområde.

Igen i år var der behov for at få ryddet sne.

I forbindelse med forrige års store snemængder, blev det besluttet at investere i en sneslynge.

Det betød at vi var velforberedte da vi gik ind i denne vinter. Vi kunne derfor sørge for at rydde fortovene i de perioder da sneen var over os.

Købet af sneslyngen skete i januar måned 2011, hvorfor den indgår i det regnskab som Michael fremlægger for året.

Kørsel på Solbjærget – ved sidste generalforsamling blev der stillet forslag om nedbringelse af hastigheden ved kørsel på vores veje.

Det blev indledningsvist undersøgt, hvad det ville kræve at opsætte chikaner på vejen. Undersøgelsen viste at det der var den primære hindring for at opstille chikaner, var at det ville være for dyrt at gennemføre for ejerlauget.

I forlængelse heraf gennemførte bestyrelsen en testperiode, hvor der blev opstillet trafik-kegler for at afprøve hvilken effekt det ville have på kørslen på vejen.

Løsningen var ikke den optimale, men et udtryk for det der kunne gennemføres, indenfor de rammer vi har i ejerlauget.

I forbindelse med gennemførelsen af testen modtog vi flere negative tilkendegivelser ligesom de opstillede kegler blev flyttet i flere tilfælde.

Som nævnt har vi desværre ikke mulighed for at lave permanente tiltag. Det primære tiltag vil derfor fortsat være jævnligt at minde foreningens beboere om at det er vigtigt at holde hastigheden nede ikke mindst af hensyn til områdets børn. Hvilket hermed også er gjort nu.

Det andet af vores store fællesområder er Østskoven, som der fortsat også er knyttet en del aktiviteter til:

Enkelte beboere benytter stadig Østskoven til henlæggelse af deres kompost.

Det er derfor fortsat nødvendigt at indskærpe, at dette ikke er acceptabelt. Vi bliver desværre nød til at reagere i de situationer hvor det opstår- alternativet er at vi alle benytter fællesarealet til vores haveaffald, og det er åbenbart for alle at det ikke er hensigtsmæssigt.

Sidste år havde vi derudover 2 situationer som omhandlede spørgsmål om skel - forhold hvor 2 beboere med adresse på Hyldeskovvej og med baghave mod Østskoven, havde ladet diverse bunker ligge i forlængelse af deres have, så overgangen mellem haven og Østskoven blevet skubbet længere og længere ud.

Når sådanne sager skal afklares er risikoen at man ender ud i en situation, hvor der er behov for en landmåler til at afklare forholdet – med deraf følgende væsentlige omkostninger for ejerlauget.

Det var derfor dejligt at kunne afklare disse 2 forhold uden større sværdslag:

Den ene beboer gav umiddelbart udtryk for enighed, hvorefter tingene blev bragt i orden.

Den anden beboer gav indledningsvist udtryk for nogen forbehold, men efter en god dialog, kom vi til enighed. Denne beboer har i dette forår bragt tingene i orden.

Vi har derfor fået løst tingene mindeligt 

Endelig skal jeg ikke glemme det store arbejde som festudvalget udfører - og planlægger at udføre.

Festudvalget har i det forløbne år stået for følgende aktiviteter:

·         Vores tilbagevendende fastelavn, med kager, cacao m.m.

·         At vedligeholde vores eget "intranet" i form af en Facebook gruppe på internettet. Hvis man er Facebookbruger, kan man tilmelde sig gruppen, hvorefter man automatisk får besked om de aktivteter der vil være i ejerforeningen - som f.eks. Fastelavn, sankt hansbål, sommerfest m.m.
·         At arrangere Sankt hans bål med sang, der i år er det lørdag d. 23.

o    Hertil skal bemærkes at:

·         start tidspunkt i år er kl. 2100

·         På grund af faren for rotter og af hensyn til dyre- og fuglelivet skal man vente så længe som muligt med at samle ind til bålet - tidligst 10 dage før Sankt Hans.
- Følgende kan samles til bålet:
tørt og ubehandlet træ.
- Dermed må følgende ikke samles til bålet:
Trærødder, blade, græs, plast, gummi, affaldstræ (spånplader, plastlaminatplader, malet og imprægneret træ), husholdningsaffald eller andre former for affald.

·         At arrangere sommerfest - hvor der på samme måde som sidste år vil blive afholde loppemarked i løbet af dagen.

Der er generelt et stort arbejde at udføre. Et arbejde som udføres af dygtigt ulønnet arbejdskraft, der skal derfor lyde en stor tak for det arbejde der er udført.

- Det drejer sig om alle lige fra vores revisorer, kasserer, festudvalg samt bestyrelse. Tak for indsatsen og for endnu et veloverstået år.

Bilag - Indkomne forslag