Indkaldelse til Ordinær og Ekstraordinær Generalforsamling i Solbjærgets Ejerlaug

15. maj 2013 kl. 20.00

Afholdes i ”lille sal” under Rudersdal hovedbibliotek (tidligere Birkerød bibliotek).

Der afholdes i år generalforsamling i Solbjærgets Ejerlaug

Onsdag d.  15. maj 2013 i umiddelbar forlængelse af den ekstraordinære generalforsamling

Dagsorden - Ordinær generalforsamling:

1.   Valg af dirigent og referent

2.   Beretning om ejerlaugets virke i det forgangne år

3.   Godkendelse af det reviderede regnskab

4.   Fastlæggelse af kontingent (uændret 500 kr./år)

5.   Indkomne forslag

6.   Valg af revisorer samt medlemmer til bestyrelsen

a.   Valg af bestyrelse

                                         i.    Formand Sonny Bloch Jensen (Ikke på valg i år)

                                        ii.    Næstformand Kai Kronskov (på valg i år)

                                      iii.    Kasserer Michael Ørnø (ikke på valg i år)

                                      iv.    Sekretær Rasmus Nielsen (på valg i år)

                                       v.    Lejerborepræsentant Jørn Larsen (fast medlem af bestyrelse)

b.   Valg af suppleanter til bestyrelsen

                                         i.    Erik Valentin (ikke på valg i år)

                                        ii.    Søren Dybdal (ikke på valg i år)

c.   Valg af revisorer samt revisorsuppleanter

                                        i.    Helle Kronskov

                                      ii.    Lykke Have, suppleant

7.   Eventuelt

Indkaldelse til Ekstraordinær Generalforsamling

i

Solbjærgets Ejerlaug

Umiddelbart før den ordinære generalforsamling afholdes der ekstraordinær generalforsamling i Solbjærgets Ejerlaug

Dagsordnen er:                     

1. Velkomst.

2. Valg af dirigent og referent.

3. Fremlæggelse af forslag om udarbejdelse af lokalplan.

4. Afstemning.

5. Eventuelt.

Velmødt!

Venlige hilsner

Bestyrelsen i Solbjærgets Ejerlaug

Referat - Ordinær generalforsamling

Referat ifølge den annoncerede dagsorden for generalforsamlingen.

1.   Valg af dirigent og referent

Traditionen tro valgtes Niels Harrig til dirigent og konstaterede, at generalforsamlingen var indkaldt i overensstemmelse med foreningens vedtægter og således kunne afholdes.

Som referent valgtes Rasmus Nielsen.

2.   Beretning om ejerlaugets virke i det forgangne år

Formanden gennemgik den udsendte beretning for det forgangne år:

-      Den væsentligste aktivitet har været overvejelser og dialog med kommunen i forbindelse med retningslinjer for opsætning af solceller.

-      Det har ikke været nødvendigt med vedligeholdelse af søen i det forgangne år, men en arbejdsdag vil nok være nødvendig i år.

-      Der har været flere indbrud i det forgangne år og foreningens beboere opfordres til at yde nabohjælp. Se evt. http://www.nabohjælp.dk/sikring-af-din-bolig/.

-      Foreningen har en facebookside, Solbjærget, med livlig aktivitet.

-      Festudvalget har stået for afholdelse af Sankt Hans, sommerfest og fastelavn til stor glæde for forenings beboere. Stor tak til festudvalget.

-      Sankt Hans med bål og sang afholdes i år d. 23. juni kl. 21:00.

Beretningen affødte enkelte kommentarer:

-      En grenbunke i Østskoven er efterladt af en fraflyttet beboer trods flere forsøg på at få den fjernet. Det foreslås, at bunken ved fælles indsats transporteres til årets Sankt Hans bål.

-      Der blev stillet spørgsmål om ”larmetiderne” er blevet ændret. Dette er ikke tilfældet.

Beretningen blev herefter enstemmigt godkendt med applaus.

3.   Godkendelse af det reviderede regnskab

Det har været et godt år for foreningens økonomi. På indtægtssiden er der ingen restancer for det forgangne år og 3 ud af 4 ældre restancer er blevet inddrevet.

Den væsentligste udgift er til vedligeholdelse af fællesarealer. Der har imidlertid ikke været udgifter til maskiner/anlæg, hvilket betyder, at der har været et minimum af ekstraordinære udgifter. Der er således blevet afdraget væsentligt på foreningens gæld (som blev etableret i forbindelse med søprojektet), og der er udsigt til at blive gælden kvit i løbet af det indeværende år.

Regnskabet er påtegnet af foreningens revisorer uden anmærkninger og godkendtes enstemmigt af generalforsamlingen.

4.   Fastlæggelse af kontingent (uændret 500 kr./år)

Bestyrelsen foreslår uændret kontingent på 500 kr per år per husstand.

Dette godkendtes af generalforsamligen.

5.   Indkomne forslag

Intet til dette punkt.

6.   Valg af revisorer samt medlemmer til bestyrelsen

a.   Valg af bestyrelse

                             i.    Formand Sonny Bloch Jensen (ikke på valg i år)

                            ii.    Næstformand Erik Valentin (på valg i år)

                           iii.    Kasserer Michael Ørnø (ikke på valg i år)

                          iv.    Sekretær Rasmus Nielsen (på valg i år)

                           v.    Lejerborepræsentant Geert Amstrup (fast medlem af bestyrelsen)

Geert Amstrup overtager posten som Lejerborepræsentant efter Jørn Larsen. Tak til Jørn for hans arbejde i bestyrelsen.

Det bemærkes, at bestyrelsen vælges som bestyrelsesmedlemmer uden specifikke roller og herefter konstituerer sig.

Endvidere bemærkes, at Erik Valentin har overtaget Kai Kronskovs plads i bestyrelsen, mens Kai Kronskov fortsætter som suppleant.

Idet der ikke opstillede yderligere kandidater, blev de bestyrelsesmedlemmer, der var på valg, genvalgt.

b.   Valg af suppleanter til bestyrelsen

                             i.    Kai Kronskov

                            ii.    Søren Dybdal

Idet der ikke opstillede yderligere kandidater blev begge bestyrelsessuppleanter valgt.

c.    Valg af revisorer samt revisorsuppleanter

                             i.    Helle Kronskov

                            ii.    Lykke Have

                           iii.    Mikkel Olesen, suppleant.

Revisorer og suppleant blev valgt med applaus.

7.   Eventuelt

Intet til dette punkt.

Referat - Ekstraordinær generalforsamling

Referat ifølge den annoncerede dagsorden for den ekstraordinære generalforsamling.

1.   Velkomst

Ejerlaugets formand bød velkommen til den ekstraordinære generalforsamling, som afholdtes i ”lille sal” under Rudersdal Hovedbibliotek.

2.   Valg af dirigent og referent

Niels Harrig valgtes til dirigent og konstaterede, at den ekstraordinære generalforsamling var indkaldt i overensstemmelse med foreningens vedtægter og således kunne afholdes.

Som referent valgtes Rasmus Nielsen.

3.   Fremlæggelse af forslag om udarbejdelse af lokalplan

Forslaget er udløbet af en beslutning på generalforsamlingen 2012 om at foreslå retningslinjer for opsætning af solceller. Dialogen med kommunen har imidlertid givet anledning til et mere generelt spørgsmål om bevaring af områdets helhedsindtryk.

Se i øvrigt materiale vedlagt indkaldelsen til den ekstraordinære generalforsamling.

Formanden pointerede at formålet med forslaget ikke er at stramme op i forhold til tidligere praksis, men at indskrive formuleringer svarende til den tidligere praksis i en lokalplan. Nødvendigheden af dette skyldes, at kommunen har givet udtryk for, at en fortolkning af servitutten svarende til de af bestyrelsen tidligere nedskrevne retningslinjer ikke kan håndhæves med den nuværende ordlyd af servitutter og lokalplan. Endvidere vil servitutten kun blive taget i betragtning, når der søges om byggetilladelse. Bestyrelsen ser begge dele som en væsentlig ændring i forhold til tidligere praksis.

Den efterfølgende diskussion indeholdt blandt andet følgende kommentarer:

-      Det er en del af områdets charme, at der er et ensartet udtryk i bebyggelsen.

-      Der er tidligere godkendt meget forskelligartede udtryk for tilbygninger og det kan være vanskelligt at give fuldt dækkende retningslinjer. Hertil bemærkes, at formålet med forslaget ikke er at håndhæve retningslinjer i forbindelse med eksisterende bygninger, men udelukkende fremadrettet med henblik på at bevare områdets ensartede udtryk.

-      Spørgsmålet om hvorvidt eventuelle retningslinjer kan nedfældes i foreningens vedtægter blev rejst. Problemet er dog, at ejerlauget ingen formel bemyndigelse har i forbindelse med byggesager. Retningslinjer nedskrevet i vedtægterne vil derfor ikke kunne håndhæves.

-      Ved hidtidige nylige byggetilladelser har kommunen tilsyneladende håndhævet et krav om bevaring af bebyggelsens karakter stramt.

-      Kommunens udmeldinger har tilsyneladende ikke været konsistente og det kunne derfor være en mulighed at få en skriftlig udmelding evt. med stillingtagen til konkrete eksempler.

-      Forslag til en lokalplan bør fremlægges på en generalforsamling inden den fremsendes til kommunen.

-      Den eksisterende servitut kunne eventuelt danne basis for forslag til en lokalplan.

-      Kommunen har givet udtryk for at ville hjælpe med lokalplanen. Bestyrelsen regner ikke med at forslaget vil medføre væsentlige udgifter for foreningen (f.eks. til juridisk rådgivning).

4.   Afstemning

Der stemtes dels om det fremlagte forslag og dels om et på mødet fremsat forslag om at bede kommunen om en skriftlig uddybelse af den nuværende praksis.

Afstemningerne afholdtes som flertalsafstemning ved håndsoprækning blandt de fremmødte (inklusiv eventuelle fuldmagter).

Afstemning om det fremlagte forslag med den tilføjelse, at et eventuelt forslag skal fremlægges en generalforsamling (ordinær eller ekstraordinær) inden det fremsendes til kommunen:

For stemte 15 (heraf 1 ved fuldmagt).

Imod stemte 4 (heraf 1 ved fuldmagt).

Forslaget blev således vedtaget.

Afstemning om det på mødet fremsatte forslag om at bede kommunen om en skriftlig uddybelse af den nuværende praksis:

For stemte 7.

Imod stemte 8.

Forslaget blev således ikke vedtaget.

5.   Eventuelt

Intet til dette punkt.

Regnskab

Bilag - Formandens beregning

Det forløbne år har – som tidligere – været kendetegnet ved generel god ”ro og orden”. Det er primært et område der har affødt en del arbejde, idet forslaget til sidste års generalforsamling har afstedkommet en del aktivitet.

Søen og fællesområdet omkring den:

Søen står nu rigtigt flot. Umiddelbart i forlængelse af sø-arbejdet lå der adskillige små øer i form af siv der var påbegyndt en opbygning tilbage i retning af de tidligere år hvor det kun var en meget begrænset del af søen der kunne ses. Disse øer er blevet fjernet på de arbejdsdage vi har haft i perioden efter sørenoveringen, og søen står nu flot med maksimalt vandspejl. Det har derfor ikke været nødvendigt med yderligere arbejde på søen i det forløbne år. 

Da det øvrige arbejde omkring søen er gennemført har vi nu et smukt fællesareal som vi alle kan benytte. Der er et dejligt liv omkring søen – om sommeren spilles der boldt eller hygges ved de opsatte borde og om vinteren benyttes søen til skøjteløb.

Vi vil løbende følge udviklingen af beplantning m.v. i og omkring søen for at sikre at området holder denne stand. 

Solcelleforslaget

Sidste års forslag til generalforsamlingen har som anført affødt en del aktivitet i løbet af året.

Vi har været i løbende dialog med kommunen i form af telefonisk dialog, mailkorrespondance samt møder med arkitekter samt ledere indenfor byplan området.

Forløbet har vist at kommunen har ændret praksis i forhold til tidligere idet kommunen hidtil (indtil solcelleproblematikken opstod) har gennemført en meget fast praksis der ved ændringer af ejendommen krævede en byggetilladelse. Når kommunen tidligere afgjorde en byggesag skete det ved en fortolkning af områdets servitut, der foreskriver at ”der må ikke på ejendommen finde sådanne forandringer sted, at helhedsindtrykket af kvarteret ændres”.  I forbindelse med opsætning af solceller har kommunen imidlertid ændret deres praksis i væsentligt grad, idet de henviser til at solceller ikke er ændring af selve ejendommen – idet solceller monteres ovenpå det oprindelige materiale! Denne praksis betyder ligeledes at kommunen ikke mener at den skal forholde sig til servitutten.

At området derudover er udlagt som kulturområde har givet yderligere en krølle på dialogen, idet kommunen selv beskriver at udlægning til kulturområde betyder at man ønsker at bevare områdets særlige karakter!

Så på den ene side fortolker kommunen nu servitutten på en måde der kan føre til at områdets karakter ændrer sig i væsentlig grad, samtidig med at de gennemfører tiltag, der vidner om at kommunen ønsker at bevare områdets karakter.

De personer vi har talt med hos kommunen giver selv udtryk for at de meget gerne ser at områdets særlige karakter fastholdes, hvorfor de meget gerne vil hjælpe os, hvis afstemningen viser dette, ved den ekstraordinære generalforsamling.

Ved den sidste generalforsamling blev vi bedt om at ”udarbejde et eller flere forslag, som sættes til afstemning på en ekstraordinær generalforsamling”.  Hvilket således er sket ved det forslag der er sat til afstemning.    

Ejerlaugets hjemmeside

Jeg skal huske at gøre opmærksom på vores hjemmeside, hvor man kan læse om hvordan vi sikrer nabovenlig adfærd, ligesom man kan hente referater fra bestyrelsesmøder, generalforsamlinger samt projekter. Derudover kan der findes oplysninger om vedtægter for området samt områdets servitut m.m. Denne hjemmeside har følgende adresse: http://www.solbjerget.dk/

Indbrud i flere af ejerlaugets ejendomme

Vores område har desværre været hårdt ramt af indbrud i det forløbne år. Nogle beboere har endda haft 2 indbrud i umiddelbar forlængelse af hinanden. i forbindelse med generalforsamlingen i 2011 har vi haft indlæg omkring sikring af vores ejendomme. Jeg skal derfor her blot henvise til en hjemmeside hvorpå man kan hente inspiration til hvordan man sikrer sin bolig bedre. Mange af rådene er gode enkle råd, som f.eks. at du aftaler med sine naboer, at de parkerer deres bil foran dit hus eller sørger for at der er skrald i din skraldespand i perioden hvor man ikke selv er hjemme. Hjemmesiden er: http://www.nabohjælp.dk/sikring-af-din-bolig/

Som ved de seneste år har festudvalget stået for aktiviteter og kommet med gode konstruktive forslag til aktiviteter vi kunne udføre i området

Festudvalget har i det forløbne år stået for følgende aktiviteter:

·         Vores tilbagevendende fastelavn, med kager, cacao m.m.

·         At vedligeholde vores eget "intranet" i form af en Facebook gruppe på internettet. Hvis man er Facebookbruger, kan man tilmelde sig gruppen, hvorefter man automatisk får besked om de aktivteter der vil være i ejerforeningen - som f.eks. Fastelavn, sankt hansbål, sommerfest m.m. ligesom man kan se billeder og læse om disse aktiviteter.
·         At arrangere Sankt hans bål med sang, der i år er det lørdag d. 23.

o    Hertil skal bemærkes at:

·         start tidspunkt er kl. 2100

·         På grund af faren for rotter og af hensyn til dyre- og fuglelivet skal man vente så længe som muligt med at samle ind til bålet - tidligst 10 dage før Sankt Hans.
- Følgende kan samles til bålet:
tørt og ubehandlet træ.
- Dermed må følgende ikke samles til bålet:
Trærødder, blade, græs, plast, gummi, affaldstræ (spånplader, plastlaminatplader, malet og imprægneret træ), husholdningsaffald eller andre former for affald.

·         At arrangere sommerfest – med tilhørende aktiviteter.

Der er generelt et stort arbejde at udføre. Et arbejde som udføres af dygtigt ulønnet arbejdskraft, der skal derfor lyde en stor tak for det arbejde der er udført.

- Det drejer sig om alle lige fra vores revisorer, kasserer, festudvalg samt bestyrelse. Tak for indsatsen og for endnu et veloverstået år.

Bilag - Forslag til fremlæggelse ved ekstraordinær generalforsamling

Baggrund:
I forbindelse med sidste års generalforsamling blev der fremsat forslag om at omstændigheder undersøges og evt. regelsæt udarbejdes i forbindelse med opsætning af solcelleanlæg.

I den forbindelse blev det ved generalforsamlingen besluttet at ”bestyrelsen udarbejder et eller flere forslag, som sættes til afstemning på en ekstraordinær generalforsamling. Bestyrelsen indhenter eksternt input, bl.a. fra kommunen, i det omfang det skønnes nødvendigt”

Oplæg:
Bestyrelsen har i det forløbne år været i dialog med kommunen, og har i den forbindelse kunnet konstatere en klar ændring i kommunens måde at håndtere ændringer ved vores ejendomme på.
Indtil der kom sager omkring opsætning af solceller – har der fra kommunens side været meget klare tilkendegivelser i alle sager hvor der skulle ske ændringer på vores huse. Af den servitut der dækker ejerlaugets ejendomme fremgår det at ”Der må ikke på ejendommen finde sådanne forandringer sted, at helhedsindtrykket af kvarteret ændres”. Dette har kommunen hidtil praktiseret ved en relativ stram tolkning. En tolkning der er styrket af at vores område jf. Kommuneplanen af 2009 er udlagt til kulturmiljøområde, hvilket bl.a. betyder at man ønsker at bevare områdets særlige karakter.

I bestyrelsen har vi ligeledes praktiseret vores vurdering ud fra nævnte servitut, idet vi har set vigtigheden heraf i kommunens praksis. Derudover er der enighed i bestyrelsen om at vi ønsker en bevarelse af vores dejlige område, så det på en og samme tid bevarer sit præg, samtidig med at der er plads til individuel tilpasning - så længe det ikke ødelægger helhedsindtrykket af området.

I forbindelse med opsætning af solceller har kommunen imidlertid ændret deres praksis i væsentligt grad, idet de henviser til at solceller ikke er ændring af selve ejendommen – da solceller monteres ovenpå det oprindelige materiale! Denne praksis betyder ligeledes at kommunen ikke mener at den skal forholde sig til servitutten i denne type sager. Vi ønsker som bestyrelse at området fortsat fremstår som en helhed – uanset om der er tale om solceller eller øvrige ændringer på en ejendom.

Vi vil derfor foreslå at der tages skridt til ændring af lokalplanen for området, således at Intentionen bag servitutten – at helhedsindtrykket af kvarteret bevares – gælder for alle ændringer på ejendommen, herunder også sol celler.

Hvis vi beslutter at der ikke er behov for at udarbejde en lokalplan for vores område, vil det samtidig betyde, at solcelleanlæg der dækker hele tagfladen, vil være en mulighed. På samme måde vil andre lignende ændringer af ejendommen (f.eks. montering af andet materiale ovenpå dele af ejendommen) kunne blive gennemført med deraf følgende risiko for ændring af områdets karakter.

Der skal herefter stemmes om følgende forslag:
Vi henstiller til kommunen at der udarbejdes en Lokalplan for området der inddrager hensynet til helhedsindtrykket i vores område og derved viderefører intentionen i vores servitut.