Indkaldelse til Generalforsamling i Solbjærgets Ejerlaug

31. maj 2006 kl. 20.00

Afholdes i Jægerhytten

Dagsordnen er:

1. Valg af dirigent og referent

2. Beretning om ejerlaugets virke i det forgangne år

3. Godkendelse af det reviderede regnskab

4. Fastlæggelse af kontingent

5. Indkomne forslag

6. Valg af medlemmer til bestyrelsen

   1. Formand Søren Dybdal (på valg i år, genvalg modtages)

   2. Næstformand Michael Ørnø (ikke på valg i år)

   3. Kasserer Sonny Bloch Jensen (på valg i år, genvalg modtages)

   4. Sekretær Rasmus Nielsen (ikke på valg i år)

   5. Lejerborepræsentant Birger Post (fast medlem af bestyrelse)

7. Valg af suppleanter til bestyrelsen

   1. Else Flydal, modtager genvalg

   2. Kai Kronskov, modtager genvalg

8. Valg af revisorer samt revisorsuppleanter

   1. Tina Mostrup

   2. Helle Kronskov

   3. Henrik Enevoldsen, suppleant

9. Valg af medlemmer til festudvalg

   1. Charlotte Ørnø, modtager genvalg

   2. Lene Reimer, modtager genvalg

   3. Birger Post

10. Eventuelt

Referat

Referat

Formanden bød velkommen med en kort præsentation af bestyrelsens medlemmer.

Ad 1 (Valg af dirigent og referent)

Niels Harrig valgtes som dirigent og Rasmus Nielsen som referent.

Niels Harrig konstaterede at generalforsamlingen var lovligt varslet og at dagsordenen opfyldte reglerne. Tillige var regnskabet udsendt som foreskrevet før generalforsamlingen.

Der henstilledes til ikke at ryge under generalforsamlingen.

Ad 2 (Beretning om ejerlaugets virke i det forgangne år)

Formanden oplæste beretningen for 2005/2006 inklusiv en opsummering af foreningens regler for støjende arbejde.

Dirigenten udtalte på generalforsamlingens vegne tak til bestyrelsen for det forgangne års arbejde og bemærkede med tilfredshed at opdelingen af bestyrelsens ansvarsområder lettede formandens arbejde, som tidligere kunne være noget tungt.

Beretningen gav anledning til følgende bemærkninger:

Spørgsmål vedr. byggesager: SB 13 har bygget med terrasse på 1. sal med udsigt over nabohaverne. Hvad er bestyrelsens holdning til dette? Burde naboerne ikke have været hørt?

Svar: Bestyrelsen har ikke nogen holdning til det specifikke eksempel, men holder sig alene til foreningens generelle retningslinjer for byggeri (http://www.solbjerget.dk/servitut_tolk.htm), som alene vedrører områdets æstetik som helhed, og som tidligere er blevet vedtaget på en generalforsamling. Eventuelle nabohøringer forestås af kommunen.

Kommentar vedr. festudvalget: Fastelavn fungerer fint og er forholdsvis enkel at arrangere. Det samme gælder Skt. Hans. Sommerfesten er derimod et større arrangement og det er festudvalgets opfattelse at såfremt der ikke meldes større tilslutning til festudvalget vil dette arrangement ikke kunne afholdes i den form, som det er sket tidligere. Foreningens medlemmer opfordres derfor til at melde sig som aktive medlemmer til festudvalget.

Forslag: at fjerne tidsrummet om søndagen hvor støjende arbejde er tilladt. Det kan dog være svært at kombinere dette med et fuldtidsarbejde. Forslaget blev derfor trukket tilbage. Der opfordres dog generelt til at overholde de fastsatte tidsrammer til gavn for vores gode naboskab samt, at eventuelle overtrædelser, som måtte være nødvendige, sker efter aftale med naboer.

Kommentar vedr. østskoven: Hedeselskabet har på kommunens vegne angiveligt foretaget en fejlfældning i vores del af østskoven. Bestyrelsen har ikke været bekendt med dette, men vil overveje om det er værd at forfølge sagen.

Beretningen godkendtes herefter enstemmigt af generalforsamlingen.

Ad 3 (Godkendelse af det reviderede regnskab)

Kassereren fremlagde regnskabet for 2005 sammenlignet med det foregående års regnskab. Kontingentindtægterne har været er været som tidligere, idet kontingentet har været uændret. Af betydende afvigelser er der en besparelse på ”Arrangementer og fester” idet sommerfesten ikke har været afholdt i 2005. Til gengæld har der været øgede udgifter til ”Vedligeholdelse af arealer” og ”Maskiner” hvilket skyldes henholdsvis fjernelse af træer efter stormen i begyndelsen af 2005 og indkøb af ny hækkeklipper. Resultatet er et overskud som er ca. 1000 kr større end sidste år, hvilket er tilfredsstillende.

Regnskabet godkendtes herefter ensstemmigt af generalforsamlingen.

Ad 4 (Fastlæggelse af kontingent)

Bestyrelsen foreslog uændret kontingent på 350 kr.

Det blev bemærket at andre ejerlaug har større kontingent og at det kunne være en ide at forhøje kontingentet bl.a. med henblik på at henlægge midler til en oprensning af søen.

Bestyrelsen har tidligere undersøgt mulighederne for oprensning og er af den opfattelse at mekanisk oprensning med gravemaskine og efterfølgende bortkørsel af slam er den eneste brugbare løsning. Bestyrelsen har til hensigt at formulere et projekt og indhente tilbud med henblik på at fremlægge dette på næste generalforsamling. Finansieringen vil formentlig medføre en stigning i kontingentet eller en form for belåning som vil blive fremlagt ved samme lejlighed.

Kontingentet fastholdes uændret for dette år på 350 kr.

Ad 5 (Indkomne forslag)

Ingen forslag modtaget.

Ad 6 (Valg af medlemmer til bestyrelsen)

Ifølge reglerne skal bestyrelsen bestå af 5 medlemmer hvoraf 1 er Lejerborepræsentant. De øvrige 4 er på valg hvert andet år fordelt sådan at der hvert år er 2 medlemmer på valg.

De medlemmer, der var på valg i år modtog alle genvalg og valgtes med applaus af generalforsamlingen.

Formanden informerede om at bestyrelsen agter at fortsætte i sin nuværende konstituering.

Ad 7 (Valg af suppleanter til bestyrelsen)

Bestyrelsens suppleanter genvalgtes med applaus.

Ad 8 (Valg af revisorer samt revisorsuppleanter)

Eftersom hverken revisorer eller suppleanter har oplyst ønske om andet, genvalgtes såvel revisorer som suppleant med applaus.

Ad 9 (Valg af medlemmer til festudvalg)

Jan Lidman-Nielsen meldte sig tillige med

Kista Chemnitz

hvilket resulterede i ivrig applaus fra generalforsamlingen.

Ejerlaugets beboere opfordres fortsat til at melde sig til festudvalget og bidrage til at de mange gode arrangementer, som der er tradition for, kan fortsætte.

Ad 10 (Eventuelt)

Dirigenten takkede for god ro og orden og en frugtbar debat.

Regnskab

Bilag - Formandens beretning

Endnu et år med diverse aktiviteter er gået i Solbjærgets Ejerlaug.

Aktivitetsniveauet i bestyrelsen var efter sidste generalforsamling ganske stilfærdigt. De vanlige gøremål, der sorterer under ejerlaug bestyrelsen, så som vedligehold af græsplæner, fortove, hække, etc. blev dog udført.

Igennem en lang periode har det været sådan, at ejerlaug bestyrelsen ikke har set hinanden så jævnligt, hvorfor det har været formanden, der modtog henvendelser og udførte en lang række opgaver for egen hånd. En sådan post er sjældent taknemmelig at bestride. En del arbejde følger med, og ros for de mange timers arbejde høres sjældent. Det er derfor ikke underligt, at trætheden melder sig, især for formanden for bestyrelse.

En idé til ny samarbejdsform i ejerlaug bestyrelsen er derfor kommet for dagens lys. Idéen går i al sin enkelthed ud på, at de enkelte medlemmer af bestyrelsen hver især har et ansvarsområde i ejerlauget. På den måde er det ikke nødvendigvis de samme kræfter der konstant trækker læsset.

I løbet af sensommeren materialiserede ovennævnte vision sig ved ny konstituering af bestyrelsen. Poster og ansvarområder blev som det kan ses på sidste side. Michael Ørnø har været formand for bestyrelsen siden 2002. Tak til Michael for indsatsen gennem de forgangne år.

Ved kommende konstituering af bestyrelsen er det muligt, at poster og ansvarsområder fordeles på ny. Den basale tanke omkring en mere formel organisation af bestyrelsen med uddelegering af ansvar bør dog bevares.

De løste opgaver i løbet af efteråret og vinterren har således bl.a. været:

·         Genetablering af hjemmeside www.solbjerget.dk med opdateret indhold.

·         Betalt snerydning på fælles fortov.

·         Betalt hækklipning, kantstikning på fortov samt buskrydning på søskrænt.

·         Fældning af skævt træ på væltegrænsen ved fælles græsplæne trekant.

·         Indledende udarbejdelse af ny velkomstfolder.

·         Behandling af byggesager (Solbjærget 13, Solbjærget 16, Solbjærget 11).

·         Indskrivning af vedtægter i Word til brug for bl.a. hjemmeside.

·         Kontakt til festudvalgt mht. afholdelse af fællesarrangementer.

Som det kan ses af ovenstående, er en række aktiviteter forsøgt lagt ud som lønnet arbejde (hækklipning, vedligehold af fortov, snerydning, etc.). Årsagen er, at tilslutningen til de fælles arbejdsdage, der har været afholdt, har været lav. Hertil kommer, at det typisk er de samme personer, der kommer gang efter gang.

Et andet nyt tiltag fra bestyrelsens side er, at henvendelser fra beboere bedes ske skriftligt. Det vil lette bestyrelsens arbejde mht. omdeling af information til den samlede bestyrelse, ligesom det vil gøre budskaberne fra beboerne enslydende formidlet til alle i bestyrelsen.

Det er festudvalget der står for fælles arrangementerne, Sct. Hans, sommerfest og fastelavn. Festudvalget har p.t kun tre medlemmer (Charlotte Ørnø, Lene Reimer og Birger Post). Den beskedne størrelse på festudvalget, samt uheldig afholdelse af ferie gjorde, at sommerfesten blev aflyst.

Sct. Hans og fastelavn blev dog vanen tro afholdt med stor deltagelse og succes. Specielt fastelavn er altid et stort tilløbsstykke med udklædte børn og voksne. Det er dejligt at se så mange af områdets beboere til tøndeslagning, boller, kakao og slikposer. Præmier til kattekonger og bedst udklædte børn og voksne blev tillige uddelt. Tak til festudvalget.

Skal områdets fællesarrangementer fortsat bestå, er det nødvendigt med flere aktive medlemmer i festudvalget. Der opfordres således til, at melde sig under de aktives faner. Henvendelse kan ske til festudvalget eller til bestyrelsen.

Med venlig hilsen

                                 Søren Dybdal

Solbjærgets Ejerlaug

Formand                           Søren Dybdal                              45 816 816

Solbjærget 39                                   postmaster@solbjerget.dk

Ansvarsområder              Henvendelser fra beboere

Indkaldelser til bestyrelsesmøder, dagsordner, etc.

Kommunikation med kommune

Byggesager

Næstformand                  Michael Ørnø                               45 82 22 13

Soldraget 32                                     postmaster@solbjerget.dk

Ansvarsområder              Sø med tilhørende arealer mod vest

Fællesarrangementer og kommunikation med festudvalg

Sekretær                           Rasmus Nielsen                         45 87 46 49

Solbjærget 41                                   postmaster@solbjerget.dk

Ansvarsområder              Hjemmeside (www.solbjerget.dk)

Sekretærfunktion (referatskrivning, skrivelser til beboere, etc.)

Kasser                               Sonny Bloch Jensen                45 81 44 03

Solbjærgsvinget 6                            postmaster@solbjerget.dk

Ansvarsområder              Økonomi og regnskab

Græs på fælles arealer

Lejerborepræsentant    Birger Post                                   45 82 99 14

Solbjærget 10                                   postmaster@solbjerget.dk

Ansvarsområder              Velkomstfolder

                                             Velkomst til nye beboere

Suppleant                         Kai Kronskov                               45 82 34 73

Solbjærget 32                                   postmaster@solbjerget.dk

Ansvarsområder              Øst skov

Maskiner

Fortov, hæk og søbred fra Solbjærget 44 til Solbjergsvinget 6

Suppleant                         Else Flydal                                    45 81 44 85

Solbjærget 17                                   postmaster@solbjerget.dk