Indkaldelse til Generalforsamling i Solbjærgets Ejerlaug

21. maj 2015 kl. 20.00

Afholdes i Birkerød Idrætscenter, Bistrupvej 1, mødelokale 1.2.

(Gå igennem hovedindgangen til idrætscenteret og lige ud til du kommer til den gamle del af centeret, hvorefter mødelokalet ligger først for).

Dagsordnen:

1.   Valg af dirigent og referent

2.   Beretning om ejerlaugets virke i det forgangne år
- Herunder en status på det igangværende arbejde med en lokalplan for området

3.   Godkendelse af det reviderede regnskab

4.   Fastlæggelse af kontingent

5.   Indkomne forslag

6.   Valg af revisorer samt medlemmer til bestyrelsen

a.     Valg af bestyrelse

     Formand Sonny Bloch Jensen (ikke på valg i år)

                Kasserer Michael Ørnø (ikke på valg i år)

                Sekretær Rasmus Nielsen (på valg i år)

                Lejerbo-repræsentant Geert Amstrup (fast medlem af bestyrelse)

                Kaj Kronskov (på valg i år)

                (Søren Dybdal er udtrådt af bestyrelsen)

b.        Valg af suppleanter til bestyrelsen

c.        Valg af revisorer samt revisorsuppleanter

                Helle Kronskov

                                      Lykke Have

7.   Eventuelt

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Som det kan ses af ovenstående mangler vi medlemmer til bestyrelsen, idet vi ikke har nogen opstillet til posterne som bestyrelsessuppleanter. Vi er derfor meget interesserede i at høre fra beboere i ejerkredsen der er interesserede i at stille op.
Send din mail til sonnybjensen@gmail.com eller ring/sms 20 45 64 02.

Referat

Referat ifølge den annoncerede dagsorden for generalforsamlingen.

1.   Valg af dirigent og referent

Traditionen tro valgtes Niels Harrig til dirigent og konstaterede, at generalforsamlingen var indkaldt i overensstemmelse med foreningens vedtægter og således kunne afholdes.

Som referent valgtes Rasmus Nielsen.

2.   Beretning om ejerlaugets virke i det forgangne år (inkl. status på det igangværende arbejde med en lokalplan for området)

Formanden gennemgik beretningen for det forgangne år:

-      Aktiviteterne i bestyrelsen har primært drejet sig om udarbejdelse af en lokalplan i samarbejde med kommunen (se nedenfor).

-      Herudover er der fældet et birketræ ved Østskoven og der indhentes i øjeblikket tilbud på fældning/beskæring af yderligere et træ. Hvis der er træ, som kan afhentes vil det blive annonceret på foreningens Facebookside.

-      Generelt ordnes hække, græs og sne på fællesarealerne efter behov med lønnet arbejdskraft.

-      Efter at det tidligere festudvalg stoppede indstillede festudvalget selv en gruppe afløsere, som med succes har afholdt de faste arrangementer omkring Skt. Hans og fastelavn.

-      En stor tak til alle som yder en stor frivillig indsats for ejerlauget.

Beretningen affødte enkelte kommentarer:

-      Festudvalget foreslår at Skt. Hans i år afholdes fra kl. 20:00.

-      Sommerfesten er annonceret på Facebook, men der er endnu ikke sendt invitationer ud. Festen afholdes i år d. 6. juni efter den sædvanlige model hvor hver især medbringer mad, drikke og havemøbler.

Herefter blev arbejdet med lokalplanen gennemgået.

-      Baggrunden for arbejdet er et ønske om at fastholde kvarterets helhedsindtryk. Dette er udtrykt i områdets servitut, men i forbindelse med godkendelse af solcelleprojekter viste det sig, at servituttens bestemmelser ifølge kommunens fortolkning ikke dækker i det omfang, som bestyrelsen ellers hidtil havde regnet med.

Den eneste vej, der herefter kunne betrædes med henblik på at dække dette, var at få udarbejdet en lokalplan for området. Lokalplansarbejdet er således et resultat af denne proces.

-      Det er kommunen, der har det endelige ansvar for lokalplanen og det foreløbige forslag er formuleret af kommunen. Der har dog været en god konstruktiv dialog mellem bestyrelsen og kommunen.

-      Bestyrelsens ønske har været at finde en passende balance mellem bevarelse af helhedsindtrykket og de enkelte beboeres frihed til at gennemføre ændringer på egen bolig. Bestyrelsen er i hovedtræk gået efter et niveau i tråd med det notat om byggesager, som tidligere har formuleret de retningslinjer, som skiftende bestyrelser har fulgt ved henvendelser om byggetilladelser.

I øvrigt henvises til det overblik over lokalplanen, som er blevet uddelt sammen med indkaldelsen til generalforsamlingen.

Generelle kommentarer:

-      Man skal passe på ikke at lægge for mange restriktioner på fremtidige tilbygninger.

-      Der eksisterer allerede en række tilbygninger som ikke opfylder de kriterier, som foreløbig er fremlagt. Det er derfor svært at forstå hvorfor de endnu ikke tilbyggede huse skal pålægges så restriktive regler.

-      Som det er nu kan man tydeligt se hvilke huse, der er tilbygget i hvilken periode. For at undgå et alt for forskelligartet indtryk er det derfor ønskeligt med nogle fælles retningslinjer.

-      Det primære formål bør være at bevare den oprindelige bygnings udseende. Der bør gælde mindre restriktive regler for tilbygninger.

-      Der burde ligeledes være mindre restriktive regler for de dele af bygningerne, som ikke umiddelbart er synlige fra vejen.

-      Det nuværende indtryk er faktisk ensartet. Husene fremstår ved første øjekast ens. Dette er værd at bevare.

Specifikke kommentarer:

-      Kravet om at vinduer skal være af træ udvendigt (§7.7) virker unødigt restriktivt. Der er bl.a. ikke taget højde for at træ måske helt bliver erstattet af andre materialer (komposit) i fremtidige vinduer for at kunne overholde fremtidige energikrav.

-      (§1.1) Arkitektoniske værdier er et uklart et begreb som åbner for mange fortolkninger. Det er dog også et begreb, som er dækkende for formålet med lokalplanen og fortolkningen præciseres i de efterfølgende paragraffer.

-      Opklarende spørgsmål/svar:

o   §5.4 er foreskrevet af lokalplan 2013.

o   §6.2 udelukker ikke at der etableres hemse.

-      (§6.3) Denne bestemmelse er for restriktiv. Det bør bl.a. være muligt at opføre almindelige udestuer. Formuleringen ”underordne sig” kan dog også fortolkes sådan at tilbygninger skal være lavere end og tilbagetrukket fra den oprindelige gavl. Formuleringen skal være mere klar.

-      (§6.3) Det er uklart om den fremviste skitse af tilladte tilbygninger udelukker andre løsninger. Dette vil være alt for restriktivt.

-      (§7.10) Dette er for restriktivt. Der bør åbnes for større/flere vinduer.

-      (§7.11) Hvad menes med ”mindre solcelle- og solfangeranlæg”? Bestemmelsen er meget restriktiv og udelukker i praksis sådanne anlæg. Der bør især være flere muligheder på flader som vender væk fra vej. Bestemmelsen om under 30 graders hældning er en unødig restriktion.

-      (§9.1) Vedr. ”Fast befæstelse skal minimeres”: hvilken betydning vil dette have i praksis?

-      Der er i dag eksempler på meget tydelig føring af kabler/ledninger op af husenes gavle. Det ville måske være en ide at have bestemmelser for f.eks. ledningsføring på de gavle hvis udtryk man ønsker at bevare.

Foreningens medlemmer opfordres til at sende en mail til bestyrelsen med øvrige kommentarer, som det ønskes at bestyrelsen fremfører overfor kommunen.

Beretningen blev herefter enstemmigt godkendt med applaus.

3.   Godkendelse af det reviderede regnskab

For ca. 6 år siden blev søen renoveret og i den forbindelse blev kontingentet hævet fra 300 kr/år til 500 kr/år og der blev stiftet en gæld på ca. 100.000 kr. Denne er nu tilbagebetalt.

Tidligere var der tradition for at vedligeholdelse primært foregik ved fælles arbejdsweekender. Som følge af vigende tilslutning til disse foregår vedligeholdelse nu primært ved lønnet arbejdskraft, som er foreningens største udgiftspost. På grund af dette samt for at kunne spare op til senere større projekter foreslår bestyrelsen at bibeholde det nuværende kontingent.

Den tilsyneladende stigning i forsikringsomkostninger er ikke reel, men skyldes forskelligt tidspunkt for indbetalinger i forhold til årsskifte.

Regnskabet er påtegnet af foreningens revisorer uden anmærkninger og godkendtes enstemmigt af generalforsamlingen.

4.   Fastlæggelse af kontingent (uændret 500 kr./år)

Bestyrelsen foreslår uændret kontingent på 500 kr per år per husstand (se foregående punkt).

Dette godkendtes af generalforsamlingen.

5.   Indkomne forslag

Der var ikke indsendt nogen forslag før generalforsamlingen.

Der er fortsat et problem med biler, der kører for hurtigt. Der har tidligere været forsøg med farthæmmende tiltag uden succes.

Bestyrelsen opfordres til igen at undersøge hvilke muligheder der eksisterer og tage sagen op med kommunen.

6.   Valg af revisorer samt medlemmer til bestyrelsen

a.   Valg af bestyrelse

                               i.    Formand Sonny Bloch Jensen (ikke på valg i år)

                             ii.    Kasserer Michael Ørnø (ikke på valg i år)

                            iii.    Sekretær Rasmus Nielsen (på valg i år)

                           iv.    Lejerborepræsentant Geert Amstrup (fast medlem af bestyrelsen)

                             v.    Kai Kronskov (på valg i år)

Det bemærkes, at bestyrelsen vælges som bestyrelsesmedlemmer uden specifikke roller og herefter konstituerer sig.

Idet begge bestyrelsesmedlemmer på valg modtog genvalg og ingen andre stillede op fortsætter bestyrelsen uændret.

Søren Dybdal er udtrådt af bestyrelsen efter adskillige års energisk indsats, specielt i forbindelse med det vellykkede søprojekt. En stor tak til Søren for denne indsats.

b.   Valg af suppleanter til bestyrelsen:

                               i.    Brian Østergaard

                             ii.    Mikkel Olesen

Begge fremmødte kandidater blev valgt som bestyrelsessuppleanter.

c.   Valg af revisorer samt revisorsuppleanter

                               i.    Helle Kronskov

                             ii.    Lykke Have

                            iii.    Jesper Kjærsgaard, suppleant.

Revisorer og suppleant blev alle valgt.

7.   Eventuelt

Intet til dette punkt.

Regnskab

Bilag - Formandens beretning

Det forløbne år har som tidligere være kendetegnet ved enkelte større områder med aktivitet for bestyrelsen, og derudover har året været kendetegnet ved god ”ro og orden”.

Bestyrelsens aktiviteter:

Som tidligere har vi i bestyrelsen ca. haft møder 1 gang i kvartalet. Det helt primære arbejdsområde der er brugt en del tid på har været arbejdet med lokalplansforslaget for vores område.

I dette arbejde er det Geert Amstrup, Michael Ørnø samt Sonny Bloch Jensen fra bestyrelsen der repræsenterer ejerlauget. I maj måned sidste år præsenterede vi området for den gruppe der indgår i behandlingen af lokalplanen. Præsentationen foregik ved at vi gik en tur gennem området, hvor alle fik mulighed for at se de forskellige forhold der gør sig gældende for vores område.
Gruppen består af kommunens folk samt repræsentanter fra de lokale museer.

Vi har derefter haft 2 møder med kommunen.
Udover at der har været adskillige mødeudskydelser/-aflysninger der har forsinket processen en del, har selve samarbejdet foregået i en god konstruktiv ånd hvor vi oplever at kommunen lytter til os.

Den tekst der ligger på nuværende tidspunkt for lokalplanen er uddelt til alle. Vi havde møde med kommunen d. 12. maj, hvor hele teksten blev gennemgået og hvor vi bl.a. havde en dialog om hvilke rammer tilbygninger skulle overholde samt hvilke rammer der skulle gælde for vinduer i vores tage. Disse punkter – og mere til – vil jeg komme tilbage til.

Øvrige aktiviteter:

Træfældning:

Det er besluttet at 2 træer ved stien ind til ”østskoven” skulle fældes. Det ene træ – et større birketræ – er blevet fældet. Grundet det andet træs størrelse samt hældning, har det været nødvendigt at finde det rigtige firma til at tage sig af opgaven. Dette arbejde pågår for øjeblikket.

Arbejdsområder af tilbagevendende karakter:

Udover ovenstående har der ikke været større arbejde på fællesarealerne – vores hække ordnes når der er behov. Det samme gælder for græsset om sommeren og sneen om vinteren (på fortovet ved sø arealet).
Alle 3 områder ordnes af lønnet arbejdskraft.

Umiddelbart efter den sidste generalforsamling valgte det tidligere festudvalg at stoppe. Det var et godt og velfungerende festudvalg som bl.a. stod for opbyggelsen af vores facebook gruppe. Da de stoppede sørgede de ligeledes selv for at finde 3 gode afløsere, som nu har taget opgaverne til sig.

Det nye festudvalg har stået for afholdelsen af en veludført fastelavn – en tilbagevendende festligholdelse der er til stor glæde for alle vejens børnefamilier.

Derudover tager festudvalget sig af følgende aktiviteter:

· At vedligeholde vores eget "intranet" i form af en Facebook gruppe på internettet. Hvis man er Facebookbruger, kan man tilmelde sig gruppen, hvorefter man automatisk får besked om de aktivteter der vil være i ejerforeningen - som f.eks. Fastelavn, sankt hansbål, sommerfest m.m. ligesom man kan se billeder og læse om disse aktiviteter.

· At arrangere Sankt hans bål med sang, der i år er på en mandag (d. 23. juni).

o Hertil skal bemærkes at:

· start tidspunkt er kl. 2000

· På grund af faren for rotter og af hensyn til dyre- og fuglelivet skal man vente så længe som muligt med at samle ind til bålet - tidligst 10 dage før Sankt Hans.
- Følgende kan samles til bålet:
tørt og ubehandlet træ.
- Dermed må følgende ikke samles til bålet:
Trærødder, blade, græs, plast, gummi, affaldstræ (spånplader, plastlaminatplader, malet og imprægneret træ), husholdningsaffald eller andre former for affald.

· At arrangere sommerfest – med tilhørende aktiviteter.

Både i festudvalget såvel som i bestyrelsen er der generelt et stort arbejde at udføre. Et arbejde som man ikke må glemme, udføres af frivillig ulønnet arbejdskraft.

Det er dejligt at der er nogen der har overskud til at gøre dette arbejde, ved siden af en ofte travl hverdag.  Der skal derfor lyde en stor tak for det arbejde der er udført.

- Det drejer sig om alle lige fra vores revisorer, kasserer, festudvalg samt bestyrelse. Tak for indsatsen og for endnu et veloverstået år.

Bilag - Status på det igangværende arbejde med en lokalplan for området