Indkaldelse til Generalforsamling i Solbjærgets Ejerlaug

22. maj 2014 kl. 20.00

Afholdes i Rudersdal hovedbibliotek (tidligere Birkerød bibliotek). 

Mødelokalet ligger i år på første sal, til venstre når man kommer op ad trappen til biblioteket.

Dagsorden:

1.   Valg af dirigent og referent

2.   Beretning om ejerlaugets virke i det forgangne år

3.   Godkendelse af det reviderede regnskab

4.   Fastlæggelse af kontingent (uændret 500 kr./år)

5.   Indkomne forslag

6.   Valg af revisorer samt medlemmer til bestyrelsen

a.    Valg af bestyrelse

     Formand Sonny Bloch Jensen (på valg i år)

                 Erik Valentin Harby (udtrådt)

                 Kasserer Michael Ørnø (på valg i år)

                 Sekretær Rasmus Nielsen (ikke på valg i år)

                 Lejerborepræsentant Geert Amstrup (fast medlem af bestyrelse)

                 Søren Dybdal (på valg i år)

b.       Valg af suppleanter til bestyrelsen

     Kaj Kronskov (ikke på valg i år)

c.        Valg af revisorer samt revisorsuppleanter

                 Helle Kronskov

                                    Lykke Have

7.   Eventuelt

  -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Hvis der er nogen i ejerlauget der har interesse for det, ser vi meget gerne at I stiller op til en bestyrelsespost. Vi har en god og velfungerende bestyrelse, der gerne lader sig inspirere af nye ansigter der kan komme med nye tanker og idéer.

Referat

1. Valg af dirigent og referent

Formanden bød  de ni fremmødte medlemmer velkommen og Niels Harrig blev valgt som dirigent og Michael Ørnø som referent. Dirigenten konstaterede at generalforsamlingen var lovligt indkaldt.

2. Beretning om ejerlavets virke i det forgangne år

Formanden gennemgik den skrifteligt omdelte årsberetning.

Der var naturligvis fokus på arbejdet med etablering af en lokalplan for området.

Spørgsmål: Er Solbjærget en privat fællesvej? Skal kommunen ikke rydde sne? Gør bestyrelsen noget? Det gør bestyrelsen umiddelbart ikke. Det overlades til det private initiativ at kommunikere til kommunen desangående.

Er proceduren omkring udtalelse fra bestyrelsen ifbm byggesager ophørt? Det er den ikke, men erfaringsmæssigt sker det ikke i alle tilfælde. Det er beboerens ansvar at søge kommunen og kommunens ansvar at huske at høre os.

Der var stor tak til der arbejde der er gjort med søen, som er blevet pragtfuld.

Hvad gør vi med det ved, som ligger rundt om søen. Det løses løbende ifbm arbejdsdage.

Beretningen blev godkendt.

3. Godkendelse af de reviderede regnskab

Kasseren gennemgik regnskabet.

Hvorfor har vi  forsikringer? Ejerlauget har en general ansvarsforsikring, som dækker hvis vi pådrages et erstatningsansvar ifbm vores fælles arealer. Ligeledes har vi en forsikring, der dækker ulykker ifbm anvendelse af maskiner i ejerlaugets tjeneste.

Hvad er situationen i forhold til tilbagebetalig af den gæld, der blev vedtaget at optage ifbm renovering af søen.  Denne gæld er nu indfriet i henhold til regnskabet og vi er dermed ca 2 år foran den oprindelige plan. Det giver bestyrelsen et større råderum fremadrettet.

Regnskabet blev godkendt

4. Fastlæggelse kontingent for det kommende år

Der var opbakning til at fastholde kontingentet, som derved fastsættes til 500 kr/år.

5. Indkomne forslag

Der var ingen indkomne forslag.

6a. Valg af bestyrelse

Sonny, Michael og Søren blev genvalgt. Der var ikke andre kandidater. Bestyrelsen vil snarligt konstituere sig.

6b. Valg af suppleanter

Kaj Kronskov blev atter kåret

Rikke i nummer 23 venter til næste år, men derefter klar.

6c. Valg af revisorer

Helle Kronskov og Lykke Have blev genvalgt med bifald.

7. Eventuelt

Har vi nogen planer for de ubebyggede parceller? Nej, de henlægger som naturrigdom.

Generalforsamlingen vendte mulighederne  for individuelle beskæringer og andre indgreb på fællesarealer. Sådanne indgreb kan kun gennemføres efter ansøgning til bestyrelsen.

Regler omkring afbrænding og anvendelse af støjende motorredskaber trænger til at blive repeteret og i øvrigt opdateret på hjemmesiden. Der opfordres til venlig bilateral dialog ved eventuelle udfordringer med overholdelse af laugets anvisninger. Regler omkring bål reguleres af kommunen.

Mødet sluttede i god ro og orden.

Regnskab

Bilag - Formandens beretning

Det forløbne år har – som tidligere – været kendetegnet ved generel god ”ro og orden”. Det er primært et område der har affødt en del arbejde, idet forslaget til sidste års generalforsamling har afstedkommet en del aktivitet.

Vi har i bestyrelsen haft møder 1 gang i kvartalet. Bestyrelsen har for nogle år tilbage identificeret de arbejdsområder der er i ejerlauget, og efterfølgende tildelt hvert bestyrelsesmedlem et sæt ansvarsområder.

 Jeg vil i år benytte disse områder som udgangspunkt for beretningen.

Følgende områder henhører under formanden -

Henvendelser fra beboere, indkaldelse til bestyrelsesmøder, kommunikation med kommunen, byggesager samt snerydning.

Indenfor ovenstående områder, har vi i den forløbne periode haft møder med kommunen omkring forslag til en ny lokalplan for vores område

- en lokalplan der tilser at de intentioner der ligger i områdets servitut – at bevare helhedsindtrykket i kvarteret - vil blive praktiseret i alle tilfælde.

Dialogen har været lettere forsinket i forbindelse med kommunalvalget i efteråret, men vores indstilling til ny lokalplan for området blev behandlet i byplanudvalget d. 5. februar, hvor udvalget har givet følgende meddelelse ”…det meddeles Solbjærgets Ejerlaug … at udarbejdelsen af en bevarende lokalplan for Solbjærget, der omfatter hele det udpegede kulturmiljø, vil blive igangsat i løbet af foråret 2014”. Derudover bemærkes at dette vil ske i dialog med ejerlauget.

I løbet af maj måned vil vi præsentere vores område for kommunen, hvilket vil ske ved at vi sammen går gennem kvarteret for at alle parter får ”syn for sagen”.

Selve arbejdet vil herefter starte op. Vi har en god dialog med kommunen, og har af kommunen fået forsikring om at de ønsker at samarbejde med ejerlauget, og i den forbindelse imødekomme os så vidt det er muligt for kommunen.

Snerydning:

I det forløbne år har vi lavet en aftale med en der sørger for at rydde sneen, når den lægger sig på det stykke fortov der ligger i forbindelse med fællesarealet og søen (fra Solbjærget 44 til Solbjergsvinget 6). Vi har nu både en snerydder (investeret i tidligere år) samt en saltspreder (nyindkøbt), så udstyret er nu kommet i orden til dette arbejde. Efter det er sket er det mit indtryk at fortovet har været holdt pænt i denne vinter.

Vi har derudover områderne:

Økonomi og regnskab, Sø med tilhørende arealer mod vest, græs på fælles arealerne samt østskoven, fællesarrangementer og kommunikation med festudvalg

Regnskabet vil blive gennemgået efterfølgende, hvor Michael vil fremlægge de realiserede tal for året der er gået. Jeg skal derfor kun knytte en enkelt kommentar hertil. I forbindelse med arbejdet med søen, stiftede vi gæld i ejerlauget. Denne gæld er nu bragt ud af verden, idet vi ikke skylder penge til banken mere. Det er yderst positivt, da det har begrænset vores råderum i de forløbne år, og vi er nu i stand til at arbejde med flere frihedsgrader i vores økonomi.

I løbet af vinterens storme var der flere træer der væltede, ligesom mange store grene også faldt af træer på fællesarealet såvel som i de enkelte haver. Bl.a. var der et træ der væltede i østskoven, som vi har fået hjælp til at få fjernet. Det samme gjorde sig gældende da træerne omkring vores sø også smed nogle store grene.

Derudover var der andre træer der væltede i beboernes haver. I forbindelse med arbejdet med at fjerne et væltet træ efterlod havearbejdere store hjulspor i græsset på fællesarealet. Hjulspor af en størrelse som gjorde det problematisk at komme til at slå græsset. Firmaet der havde stået for arbejdet blev kontaktet flere gange, men undlod at udbedre skaden. Beboere måtte derfor selv ud og foretage det udbedrende arbejde.

I det omfang man bliver opmærksom på sådanne skader, er det derfor en god idé at tilbageholde betalingen indtil firmaet sørger for at skaden udbedres.

Vi har derudover områderne:

Maskiner (låge, stige, tromle, hækklipper, græsslåmaskine, buskrydder, kloakrenser, etc.), fortov, hæk og søbred fra Solbjærget 44 til Solbjergsvinget 6 samt Velkomst af nye beboere

Velkomst til nye beboere:

I den forbindelse kan jeg fortælle at vi for år tilbage blev enige om at vi fra ejerlaugets side skulle byde nye beboere velkommen. Det sker ved at en fra bestyrelsen tager til de nye beboere med vores velkomstfolder og en lille blomst. Det er en god praksis hvor nye beboere på god og positiv vis får kendskab til de rammer der gælder for alle beboere i ejerlauget. Disse ”velkomster” kan alene ske i det omfang vi er opmærksomme på at der er nye  beboere der flytter ind. Hvis der skulle være nye beboere som ikke har fået den beskrevne velkomst, skal jeg beklage det, og selvfølgelig tilbyde at vi kommer forbi som beskrevet J

Det nævnte arbejde med fortov, hæk samt søbred udføres primært af lønnet arbejdskraft. Dette sker som en konsekvens af at bestyrelsens beslutning om at arbejde i ejerlauget bedst udføres på denne måde. Alternativet er at indkalde frivillige ressourcer fra området, hvilket der oftest viser sig at være en meget begrænset tilslutning til.

Denne løsning benytter vi derfor alene til vores årlige fællesarbejdsdag, hvor det også i stort omfang er ”tordenskjolds soldater” der dukker op. Jeg skal derfor benytte chancen til at opfordre alle til at dukke op næste gang vi kalder til fællesarbejdsdag – det er både en dag hvor vi får nogle ”bunker” fra hånden og samtidig har en god stund med tid til lidt socialt samvær også, hvor alle beboere har mulighed for at lære hinanden bedre at kende.

Hjemmeside (www.solbjerget.dk), Sekretærfunktion (referatskrivning, skrivelser til beboere, etc.) Velkomstfolder

Udover at sørge for at udarbejde referater i forbindelse med bestyrelsesmøder og generalforsamling, er der også et stort arbejde at gøre i forbindelse med vedligeholdelsen af vores hjemmeside. På hjemmesiden gemmes nævnte mødereferater, ligesom man kan læse om nabovenlig adfærd. Derudover kan der findes oplysninger om vedtægter for området samt områdets servitut m.m.
Hjemmesidens adresse findes nederst på disse sider.

Kontakt til Lejerbo

Geert er lejerbos repræsentant i bestyrelsen, og derfor også vores kontakt til Lejerbo. Geert deltager også i det samarbejde vi har med kommunen om en ny lokalplan.

Som ved de seneste år har festudvalget stået for de aktiviteter der har været i løbet af året.

Festudvalget har i det forløbne år stået for følgende aktiviteter:

· Vores tilbagevendende fastelavn, med kager, cacao m.m.

· At vedligeholde vores eget "intranet" i form af en Facebook gruppe på internettet. Hvis man er Facebookbruger, kan man tilmelde sig gruppen, hvorefter man automatisk får besked om de aktivteter der vil være i ejerforeningen - som f.eks. Fastelavn, sankt hansbål, sommerfest m.m. ligesom man kan se billeder og læse om disse aktiviteter.
· At arrangere Sankt hans bål med sang, der i år er på en mandag (d. 23. juni).

o Hertil skal bemærkes at:

· start tidspunkt er kl. 2100

· På grund af faren for rotter og af hensyn til dyre- og fuglelivet skal man vente så længe som muligt med at samle ind til bålet - tidligst 10 dage før Sankt Hans.
- Følgende kan samles til bålet:
tørt og ubehandlet træ.
- Dermed må følgende ikke samles til bålet:
Trærødder, blade, græs, plast, gummi, affaldstræ (spånplader, plastlaminatplader, malet og imprægneret træ), husholdningsaffald eller andre former for affald.

· At arrangere sommerfest – med tilhørende aktiviteter.

Der er generelt et stort arbejde at udføre. Et arbejde som udføres af dygtig frivillig ulønnet arbejdskraft. Det er flot at der er nogen der overskud til at gøre dette arbejde, ved siden af en ofte travl hverdag.  Der skal derfor lyde en stor tak for det arbejde der er udført.

- Det drejer sig om alle lige fra vores revisorer, kasserer, festudvalg samt bestyrelse. Tak for indsatsen og for endnu et veloverstået år.